Les entreprises du monde entier utilisent des technologies immersives telles que les applications virtuelles, la réalité augmentée et la réalité virtuelle dans le but d’accroître leur notoriété, de se différencier de leurs concurrents et d’augmenter leurs ventes. La réalité augmentée (RA), en particulier, est adoptée par le secteur de l’événementiel (en ligne et hors ligne) à un rythme rapide. Ce regain d’intérêt pour la réalité augmentée dans les événements est alimenté par diverses raisons, notamment la facilité d’accès, les progrès de la technologie immersive et les réactions extrêmement positives des utilisateurs.

L’utilisation de la réalité augmentée lors d’événements est en hausse, et ce pour une bonne raison : les événements, les conférences et les réunions sont devenus un conduit parfait pour l’expérimentation de la réalité augmentée, offrant une occasion unique d’intégrer les mondes numérique et physique pour les participants.

Alors que la plupart des planificateurs d’événements sont revenus à la planification d’événements en présentiel, la RA permet également aux auditoires de vivre une expérience depuis le confort de leur domicile, un outil idéal pour le climat actuel d’événements hybrides et en présentiel.

L'impact de la RA sur les réunions et les événements

Le récent lancement de la nouvelle génération de téléphones Apple, tels que l’iPhone 13 et l’iPhone 14, constitue un grand pas vers l’adoption de la technologie de réalité augmentée. Chaque ensemble contient la suite ARKit d’Apple, un logiciel iOS 11 gratuit permettant aux développeurs de créer des apps de RA offrant une expérience de monde réel par le biais d’objets numériques. De même, la technologie Arcore de Google a complètement transformé la façon dont nous voyons la RA, en intégrant les capacités de la réalité augmentée à vos téléphones intelligents Android.

Avec la technologie de la RA si largement accessible, il n’est pas étonnant que la RA puisse permettre à chaque utilisateur dans une salle d’expérimenter les mêmes messages et images, ce qui la rend parfaite pour stimuler l’engagement et renforcer les messages. Le secteur de l’événementiel adopte cette technologie avancée en vue de façonner et de modifier la manière dont nous interagissons, participons et commercialisons nos activités lors d’événements.

Amélioration de l'expérience des participants

Garantir une expérience inoubliable et positive à chaque invité est au cœur de tout événement réussi. Grâce aux nombreuses applications créatives de la réalité augmentée, les organisateurs d’événements et leurs partenaires peuvent facilement entrer en contact avec les participants de nombreuses manières innovantes. Qu’il s’agisse de développer des programmes attrayants, de compléter des présentations et des spectacles ou de simplifier des informations pratiques pour faire de la participation un jeu d’enfant logistique, la réalité augmentée est d’une aide précieuse.

Ludification de l’expérience des participants

L’ajout d’un élément d’interactivité est un moyen efficace d’ajouter de la variété aux événements. La ludification par le biais de mini-jeux, de tableaux de classement et de graphiques interactifs est une excellente façon d’ajouter une dimension ludique aux événements et peut même contribuer à faciliter les opportunités de réseautage.

Par exemple, les participants peuvent être encouragés à rencontrer des commanditaires importants dans le cadre d’une chasse au trésor numérique ou à participer à une compétition amicale dans certains kiosques de l’établissement, tout comme la folie de Pokémon Go lors des dernières années.

Ressources supplémentaires pour les présentations

Les présentations font partie intégrante des événements professionnels, et la réalité augmentée peut leur permettre d’atteindre un niveau supérieur. Activez votre auditoire avec une allocution de bienvenue attrayante alimentée par la réalité augmentée via leur appareil mobile. Donnez le ton de l’événement à l’aide de nos spécialistes du contenu du MediaLab en créant un « avatar » réaliste de vos dirigeants. Ne vous contentez pas de communiquer avec votre auditoire au moyen de diapositives PowerPoint statiques : La RA donne aux conférenciers un outil invitant les participants à s’impliquer activement pour une présentation plus convaincante et une session pouvant renforcer le lien entre la personne sur scène et les personnes présentes dans l’auditoire.

Visites virtuelles pour vos participants

Assister à des événements dans des établissements vastes et peu familiers peut être accablant, mais avec des plans d’étage et des cartes interactives, les participants peuvent bénéficier d’un guide personnalisé sans tracas afin de repérer l’endroit où ils veulent aller. En remplaçant ou en complétant les plans physiques par une expérience de réalité augmentée, on peut aider les invités à naviguer dans l’ensemble de l’espace événementiel.

Mise en valeur des profils de marque

Le contenu de la réalité augmentée peut être visuellement époustouflant, donnant aux marques un facteur de surprise permettant d’augmenter l’implication des clients ainsi que les ventes. En exploitant des graphiques ou des logos existants et en incitant les utilisateurs à révéler de riches animations numériques et des graphiques animés, vous pouvez offrir une expérience d’engagement de premier ordre pour des événements tels que des salons professionnels, des lancements de produits et des expositions. La RA est bien plus qu’un simple gadget marketing : elle a le potentiel d’être un outil permettant d’offrir aux auditoires des expériences personnalisées et de présenter des informations clés d’une manière contribuant à éclairer leur décision d’achat et à renforcer les liens positifs avec la marque. Une expérience entièrement basée sur un navigateur avec des téléchargements de logiciels tiers n’est pas nécessaire et la sponsorisation active de la RA peut être intégrée en option dans notre plateforme numérique Chime pour des intégrations et des analyses de données encore plus approfondies.

Exposition de produits personnalisés

L’organisation de salons professionnels nécessite souvent un grand espace pour accueillir tous les produits, surtout si ces produits sont eux-mêmes de grande taille. La RA donne aux entreprises la possibilité de présenter de nouveaux produits et services à un auditoire attentif en réunissant virtuellement ces mêmes produits dans un même espace. Imaginez une station de visionnage de voitures où vous pouvez choisir la voiture que vous souhaitez voir à votre guise et obtenir une vue à 360°, grandeur nature. Ou encore, imaginez que vous puissiez voir des équipements de fabrication en grandeur nature et en action sur vos kiosques d’exposition ou dans vos salles de démonstration. La possibilité pour les visiteurs de s’approcher pour explorer et interagir avec une gamme de produits d’une entreprise, tout en étant en mesure de personnaliser des éléments tels que les couleurs et les intérieurs, est une caractéristique inégalée pour le marketing des produits.

Amplification de la portée

Les expériences de RA ne doivent pas seulement connecter les gens sur place : leur portée peut être amplifiée au-delà des murs du site événementiel. Des géofiltres sur demande à la compagnie sur mesure, les expériences de RA peuvent offrir aux participants un facteur innovant et original capable d’attirer l’attention et pouvant être partagé de manière virale sur les plateformes de médias sociaux

Diversification des possibilités de parrainage

La réalité augmentée offre aux organisateurs d’événements une option supplémentaire de revenus grâce à de nouvelles offres de parrainage innovantes. Les entreprises ont ainsi la possibilité de s’engager auprès de clients potentiels et de gagner de la visibilité pour leur marque. Par exemple, les campagnes RA de Coca-Cola dans les stades sportifs illustrent la façon dont les commanditaires peuvent avoir un impact positif sur les participants en créant des expériences mémorables pendant les événements et en prolongeant leur durée de vie grâce au partage du contenu à plus grande échelle.

Rehaussez vos événements avec les capacités de réalité augmentée Encore:

Nous croyons en la personnalisation des expériences grâce à un concept réfléchi et à des visuels engageants axés sur votre récit événementiel, pour créer des expériences de réalité augmentée, des événements de grande envergure ou des auditoires virtuels/hybrides.

Notre équipe des services créatifs est composée de professionnels compétents ayant de l’expérience en matière de conception 3D, de graphiques animés, de tournage et de montage. Chaque projet, client et événement est différent. Ce qui fonctionne dans un contexte donné pour un client peut ne pas être la solution idéale pour un autre. Notre approche est centrée sur la personnalisation : nous acceptons votre projet en sachant qu’il ne ressemblera à aucun autre auparavant. Nous nous efforçons d’offrir des expériences stratégiquement conçues, bien exécutées et à forte valeur ajoutée, avec un contenu convaincant – le tout adapté à votre vision – afin d’atteindre et de dépasser vos objectifs.

AR + plateforme numérique intégrée

Notre plateforme d’engagement Chime Live Notre plateforme événementielle Chime Live transforme l’expérience virtuelle et hybride en proposant une solution complète de bout en bout adaptée à vos besoins événementiels uniques et une intégration exhaustive de nos solutions de réalité augmentée. Nous personnalisons Chime Live en vue de raconter votre récit événementiel et de mettre en valeur ce qui est important, tout en stimulant l’engagement afin d’obtenir les résultats dont vous avez besoin – avant, pendant et après votre événement.

Sur place ou en ligne, Chime Live offre une connectivité transparente pour les participants en présentiel et à distance pour les événements de taille moyenne – partout dans le monde.

Des analyses approfondies pour suivre l'engagement de la RA et le retour sur investissement

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Nombre moyen d’interactions par personne

Planifiez votre événement !

Vous prévoyez d’organiser un événement de réalité augmentée ou vous souhaitez développer vos activités dans le domaine de l’événementiel ? Nous avons tout prévu. Encore simplifie tous vos besoins en matière d’événements et de sites événementiels, tout en concrétisant votre vision.

Grâce à ses services et à sa technologie, Encore vous aidera à créer l’événement ultime, qu’il soit en direct, virtuel ou hybride. Nous sommes fiers de notre position de fournisseur exclusif d’événements sur place de confiance dans plus de 2 100 établissements de premier plan, y compris des établissements sportifs et de divertissement, des casinos, des hôtels, des centres de villégiature et des centres de congrès.

Dans le monde de l’événementiel, nous sommes parfois confrontés à une demande si grande qu’elle semble inimaginable. C’est le cas de Chris Baker, directeur régional d’Encore, qui supervise les succursales de l’Alberta au Canada.

Tout a débuté par un appel d’offres inattendu du Conseil des évêques catholiques du Canada (CECC). Ils ont demandé à Encore Canada de leur soumettre une proposition liée à la visite du pape François. La demande : créer cinq événements papaux dans cinq emplacements uniques et complexes. Les cinq événements se dérouleraient sur une période de trois jours. Le CECC prévoyait que les événements attireraient plus de 200 000 personnes pendant cette période.

Lorsque le CECC a attribué le projet à Encore, 45 jours s’étaient écoulés avant le premier événement. Au moment de la signature du contrat, l’équipe Encore ne disposait plus que de 30 jours pour concevoir, produire et réaliser officiellement les événements. Voici l’incroyable témoignage de Chris. Poursuivez votre lecture ou cliquez ici afin de visionner la vidéo.

Le défi ultime

Les tournées papales étant exceptionnelles, les attentes à l’égard de cette tournée étaient élevées. Celle-ci ayant pour but de délivrer un message important, le pape François a intentionnellement voulu visiter des emplacements éloignés où les gens n’auraient peut-être pas eu l’occasion d’assister à un événement papal. L’équipe de Baker a été chargée de la stratégie et de la conception de l’événement, de la mise en place et de la gestion de tous les éléments de production et de technologie événementielle pour des emplacements et des événements différents et complexes. La plupart des événements étaient concentrés autour de la ville canadienne d’Edmonton. Certains des établissements sélectionnés n’étaient pas des établissements partenaires, et peu d’entre eux avaient été construits pour accueillir le nombre de participants prévu, ce qui signifie que l’infrastructure était limitée, voire inexistante. L’emplacement final de l’événement était si éloigné qu’il n’existait aucune route pour s’y rendre. En plus de tous les défis logistiques, stratégiques, créatifs et de production, l’équipe de M. Baker a dû trouver un moyen de transporter du matériel lourd dans dix palettes parfaitement emballées et pesées pour un vol de huit heures, soit un total de 12 à 16 heures pour l’équipe.

En outre, aucun des événements des cinq emplacements n’étant à peu près le même, nous avons parfois assisté à plus d’un événement par jour. Par exemple, le premier jour, l’équipe de Baker devait produire un événement matinal pour 23 000 participants à Maskwacis et un événement en présentiel pour 1 250 personnes à l’église du Sacré-Cœur à Edmonton, située à 60 miles de cette dernière, le même jour. Le jour suivant, le stade Commonwealth d’Edmonton accueillerait 75 000 personnes le matin. L’après-midi, un événement devait réunir 100 000 personnes au lac Sainte-Anne, à Stony Plain. Dans le minuscule village indigène d’Iqaluit, au Nunavit, le dernier événement de la visite papale de trois jours devait attirer 5 000 personnes.

C’est là que des décennies d’expérience dans la production événementielle de niveau international et une équipe expérimentée dans le développement et l’exécution de solutions événementielles de bout en bout aident Encore à répondre aux demandes. M. Baker et les équipes nord-américaines spécifiques à l’emplacement ont débuté par la visite et le parcous papaux dans leur ensemble, gardant les objectifs finaux et les emplacements à l’esprit. Ils ont collectivement entrepris de concrétiser cette occasion unique en son genre en faisant preuve d’une grande compréhension et d’un grand enthousiasme.

Des résultats extraordinaires

Jongler avec les exigences logistiques, le court délai de réservation et les besoins en personnel afin de réaliser les cinq événements a nécessité un travail d’équipe et une coordination minutieuse entre plus de 270 membres de l’équipe Encore à travers le Canada et les États-Unis. De plus, l’équipe de Baker a dû collaborer et satisfaire les besoins de différents clients et parties prenantes dans chaque emplacement, du CECC aux chefs de tribus locales.

M. Baker et son équipe ont décidé que la meilleure façon de gérer les exigences des événements consécutifs du premier et du deuxième jour était d’utiliser des équipes distinctes pour chaque emplacement prévu. Heureusement, Encore a accès à un vaste réseau de centaines de personnes expérimentées et qualifiées. Des équipes ont été acheminées quotidiennement en vue de fournir une assistance spécialisée pour les différents événements papaux.

Trois des cinq sites ont nécessité des travaux d’infrastructure pour accueillir les foules attendues. En raison de la notoriété de l’événement, il fut nécessaire de construire des installations médiatiques ainsi que des salles virtuelles sur la plupart des sites. Trois sites ont nécessité la création d’espaces de débordement pouvant accueillir jusqu’à 10 000 personnes. L’équipe de Baker a même construit des routes et fourni la distribution électrique pour permettre au matériel et aux personnes d’accéder à certains des emplacements uniques et non traditionnels requis pour l’événement.

Pour la plupart des événements, l’équipe de Baker a dû mettre en place de grands murs LED avec sonorisation en différé, une mise en scène, un éclairage et une couverture audio. En plus de la mise en scène ultramoderne et des différentes technologies utilisées pour les événements, Baker et ses équipes ont également géré les flux de diffusion et les flux en direct, de même que les besoins connexes en matière de réseau Internet.

Les cinq groupes de parties prenantes ont été satisfaits du résultat du travail d’Encore, lequel a permis au Pape de présenter son important message à plus de 200 000 personnes. Cela s’explique par le fait que M. Baker et ses équipes d’Encore en Amérique du Nord ont su trouver des solutions plutôt que de se heurter à des difficultés.

Découvrez davantage de témoignages et de solutions.

Principales conclusions du sondage Encore Planner Pulse de l'hiver 2022

Le monde de l’événementiel étant en constante évolution, il est essentiel de se tenir au courant des dernières tendances du secteur afin de concevoir des expériences réussies. En vue de s’assurer que la conception, la programmation et le format de vos événements répondent aux attentes des auditoires d’aujourd’hui, Encore mène un sondage trimestriel auprès des professionnels des réunions et des événements afin d’examiner de plus près le paysage événementiel actuel et de prendre le pouls de l’évolution des besoins en matière de réunions et d’événements.

Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les principales conclusions de ce sondage.

La connexion humaine et l'engagement sont les valeurs les plus influentes pour les événements en présentiel

En ce qui concerne les éléments les plus importants de ce type d’événement, le réseautage et le développement des relations sont en tête de liste.

Relier l’auditoire à la mission de l’organisation ainsi qu’offrir de la formation et de l’éducation sont deux autres aspects des événements en présentiel que les planificateurs ont jugés très importants. Que signifient ces informations pour votre événement ? Il peut être intéressant de se concentrer sur ces points essentiels dans le cadre de votre programmation en présentiel ou de les intégrer dans le contenu à présenter.

Qu’il s’agisse de favoriser les relations professionnelles ou de proposer des sessions éducatives, aucune de ces activités ne s’effectue en vase clos. Par exemple, informer les participants sur la mission d’une organisation peut les aider à se sentir davantage en phase avec celle-ci, leur donner une raison d’être, les encourager à s’engager les uns envers les autres et les inciter à l’action. Les programmes éducatifs stratégiques créent également une atmosphère propice à l’apprentissage et à l’épanouissement personnel, ce qui peut ouvrir la voie à des conversations de réseautage plus intentionnelles et améliorer considérablement l’expérience globale.

Les événements en présentiel continueront d'augmenter avec chaque nouveau trimestre

Alors que les tendances en matière de réunions et d’événements ont rapidement évolué au cours des dernières années, nos recherches indiquent que les événements en présentiel sont redevenus le format principal – une tendance qui devrait prendre de l’ampleur lors de l’année 2023. Cette tendance est similaire à celle observée dans le cadre du sondage Planner Pulse de l’hiver 2022.

Par ailleurs, l’intérêt pour les rassemblements hybrides et virtuels devrait plafonner, les événements hybrides ne devant représenter que 15 % de tous les événements organisés entre le premier et le troisième trimestre de cette année. De même, seuls 14 % des événements organisés au cours des deux premiers trimestres devraient être virtuels. Ce chiffre tomberait à 11 % au troisième trimestre.

Les planificateurs n’ont pas seulement confirmé les aspects les plus appréciables des événements en présentiel, tels qu’ils sont décrits dans la section ci-dessus. Ils privilégient également les avantages de ce format par rapport aux avantages virtuels et hybrides lors de la conception des expériences.

La plupart des planificateurs s'attendent à ce que leur auditoire s'élargisse cette année

Selon 62 % des planificateurs interrogés dans le cadre de ce sondage, les auditoires continueront à s’élargir. Quatre planificateurs sur dix estiment que la croissance du nombre de participants sera supérieure à 10 %, ce qui témoigne d’un regain d’intérêt pour les événements en général.

Ces données ont une implication positive : les gens sont activement intéressés par la participation physique aux conférences, réunions et autres événements, ce qui fait que c’est le moment idéal pour investir davantage de ressources dans la conception événementielle. Prenez de l’avance en vous assurant que vous disposez des meilleures solutions pour obtenir des résultats probants.

Six planificateurs sur dix verront leur budget augmenter - en raison de la nourriture et des boissons, du prix des salles et des coûts de transport.

Nous avons assisté l’année dernière à de formidables avancées dans notre secteur, malgré la hausse des coûts en présentiel due à l’inflation. Heureusement, la majorité des professionnels des réunions devraient également voir leur budget augmenter, puisque six planificateurs sur dix s’attendent à ce que leur budget soit plus élevé cette année qu’en 2022.

70 % de ces hausses budgétaires devraient dépasser 10 %, l’augmentation étant largement attribuée aux dépenses liées à la nourriture et aux boissons. L’augmentation des tarifs hôteliers et des transports sont des facteurs secondaires susceptibles de contribuer à la hausse des budgets.

La DE&I est un domaine d'action important en matière d'ESG

Les objectifs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) constituent toujours une opportunité en 2023. Nous avons interrogé les planificateurs sur quatre grandes questions ESG afin de recueillir leurs commentaires sur le rôle qu’elles jouent dans la planification d’événements. Ces questions sont les suivantes : La diversité, l’équité et l’inclusion (DE&I), le développement durable, la responsabilité sociale et la législation locale alignée sur les valeurs de l’organisation.

Nos conclusions ? Environ la moitié des professionnels de l’événementiel (55 %) considèrent la DE&I comme le domaine ESG le plus important à prendre en compte lors de la sélection de sites événementiels. Cette étude en dit long sur la façon dont les professionnels de l’événementiel accordent désormais la priorité à la DE&I lorsqu’ils prennent des décisions cruciales en matière de planification d’événements.

Lorsqu’il s’agit de choisir un site, les professionnels de l’événementiel considèrent les autres attributs ESG selon l’ordre d’importance suivant :

- - Législation locale conforme aux valeurs de l’organisation (45 %)
  - Développement durable (45 %)
  - Responsabilité sociale (42 %)

En ce qui concerne le choix d’un partenaire technologique AV/événementiel, les professionnels de l’événementiel accordent la priorité aux attributs suivants, derrière la DE&I :

- - Développement durable (40 %)
  - Législation locale conforme aux valeurs de l’organisation (39 %)
  - Responsabilité sociale (35 %)

Une planification de réunions basée sur les connaissances pour des expériences plus engageantes

L’exploitation des principales tendances actuelles vous aide à créer des événements plus réussis et vous permet de prendre des décisions intelligentes sur la façon de mettre en valeur les détails qui se cachent derrière la production et la conception de votre événement afin d’atteindre vos objectifs spécifiques. Téléchargez notre rapport dès aujourd’hui pour obtenir des conseils plus éclairés sur les facteurs considérés par vos pairs lors de la planification d’un événement engageant et mémorable. Ce rapport couvre les dernières informations que vous devez connaître sur les principales tendances de notre secteur, afin que vous disposiez des informations dont vous avez besoin pour offrir à vos participants une expérience réellement marquante dans le paysage événementiel d’aujourd’hui.

Vous êtes à la recherche de solutions personnalisées pouvant vous aider à optimiser votre prochain événement ? Demandez une consultation gratuite avec nos experts de l’événementiel ! Nous serions ravis de discuter de vos besoins spécifiques et de vous aider à développer une expérience transformatrice à la hauteur des objectifs de votre événement.

Quelle est la valeur réelle de vos événements en présentiel ? Les répondants au sondage Encore Planner Pulse de l’hiver 2022 déclarent que la plus grande valeur apportée par leurs réunions est la création de réseaux et de relations (74 %). 61 % déclarent qu’il s’agit de relier les gens et les employés à la mission, à la vision et aux valeurs de l’organisation ; un nombre égal déclare qu’il s’agit d’opportunités d’éducation, de formation et de développement professionnel. Maximiser le rendement de ces trois domaines ne profite pas seulement aux participants, mais également aux professionnels des réunions.

Bien entendu, la compréhension du paysage industriel est un autre facteur essentiel à la conception de réunions et d’événements ayant un impact sur l’auditoire. Une des tendances que nous continuons d’observer est la demande d’expériences en présentiel de plus en plus élevée. Trois planificateurs sur cinq interrogés dans le cadre du sondage Planner Pulse d’Encore pour l’hiver 2022 prévoient une augmentation de plus de 10 % de la fréquentation de leurs événements. Le défi sera de faire en sorte que ces auditoires reviennent l’année prochaine.

À cette fin, les professionnels des réunions et des événements s’efforcent d’offrir des expériences significatives et des avantages indéniables aux participants. Si les participants ont l’impression que votre conférence a été une expérience harmonieuse et efficace, qu’elle les a aidés à réseauter, à se connecter les uns avec les autres et à acquérir des connaissances importantes, ils seront satisfaits et plus enclins à y participer à nouveau.

Il n’est pas facile de trouver des outils pour préparer les participants aux événements, ainsi que pour les connecter et les engager pendant l’expérience en présentiel. Bon nombre des outils numériques utilisés durant la pandémie n’ont plus aucune utilité lorsque les événements se déroulent en présentiel. D’après le rapport Planner Pulse, nous nous attendons à une augmentation de ce format d’événement à chaque trimestre.

Une plateforme événementielle offrant des solutions de bout en bout

Une exception remarquable est la plateforme Chime Live℠.

Celle-ci fut conçue en vue d’être utilisée lors d’événements en présentiel, mais ses capacités sont désormais élargies afin de répondre aux besoins de n’importe quel type d’événement.

Pendant la pandémie, ses fonctionnalités pour les événements virtuels et hybrides sont devenues beaucoup plus poussées. Maintenant que les gens se rencontrent à nouveau face à face, Chime Live fournit une plateforme événementielle exceptionnellement flexible capable de faire évoluer n’importe quel format d’événement.

Avec les événements en présentiel, les organisateurs peuvent impliquer les auditoires avant, pendant et après la programmation, tout en rendant des éléments de la conférence disponibles hors ligne. Voici quelques exemples de ce que cette plateforme peut accomplir pour renforcer l’impact global de votre prochain événement.

Gestion de programmations événementielles complexes

Encore peut utiliser l’outil de construction d’agenda de Chime Live et ainsi créer des itinéraires personnalisés pour les participants, en fonction des exigences du client. Ces itinéraires personnalisés peuvent être proposés à des groupes de participants distincts.

Par exemple, si vous organisez une conférence sur les soins de santé, différentes pistes pourraient être consacrées à diverses conditions médicales, ce qui vous permettrait de fournir des informations ciblées à vos segments d’auditoire. Par ailleurs, ces sessions peuvent être organisées de manière à permettre aux participants d’ajouter celles qui les intéressent à leurs favoris.

Un autre avantage est que ces programmations de conférences personnalisées peuvent être mises à la disposition de tous les participants. Ces programmations de conférences personnalisées peuvent être mises à la disposition des participants avant leur arrivée sur place. Cette fonction est particulièrement utile pour assurer le bon déroulement d’événements comportant plusieurs séances séparées. Elle est d’autant plus utile si les séances de votre événement se déroulent dans plusieurs établissements. Et comment y parvenir ? Les participants n’ont qu’à utiliser leur téléphone intelligent pour accéder à leur agenda personnalisé afin de savoir où ils doivent se rendre et à quel moment, ou pour choisir les séances correspondant le mieux à leurs objectifs et à leurs centres d’intérêt.

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Améliorez le parcours d'apprentissage de vos participants

L’outil permet également aux organisateurs de conférences d’améliorer le parcours d’apprentissage des participants en présentant les conférenciers, en assignant des tâches préalables à la conférence et en partageant des ressources éducatives, telles que des évaluations de connaissances préalables ou postérieures à l’événement. Vous souhaitez offrir des opportunités d’apprentissage attrayantes tout au long d’un événement ? Il suffit de proposer des sondages en direct pendant les sessions souhaitées.

L’interaction entre pairs est un autre moyen de stimuler les possibilités d’apprentissage. Encouragez les conversations sur votre programmation en donnant aux participants l’accès à des outils de réseautage – ceux-ci peuvent même être fournis avant l’événement avec Chime Live.

Proposez un contenu de qualité avant, pendant et après l'événement

L’extension de l’accès au contenu des conférences est de plus en plus populaire parmi les professionnels des réunions. Le partage du contenu avant l’événement suscite l’anticipation et stimule les efforts de marketing. Après l’événement, le contenu peut être reconditionné pour augmenter les opportunités de monétisation et rejoindre de nouveaux auditoires. Cette approche de l’engagement des participants sur une période de 365 jours encourage également la création de communautés liées à la conférence, ce qui peut accroître l’influence de l’organisateur.

Chime Live permet aux organisateurs de réunions de préparer, d’organiser, de présenter et de partager ces informations directement sur les appareils mobiles des participants avant, pendant et après la conférence. Si des changements sont apportés à la programmation ou aux conférenciers, ou si des mises à jour importantes concernant les établissements partenaires sont communiquées, ces informations peuvent être gérées en un instant et envoyées directement sur le téléphone de chacun ou sur l’iPad fourni par Encore.

Un moyen durable de maintenir l'attention des participants sur le contenu de la conférence

L’un des meilleurs avantages de Chime Live est la possibilité de chorégraphier soigneusement le contenu de la conférence afin de maintenir l’attention et l’engagement des participants pendant l’événement. Avec Chime Live, ce processus est également plus durable. Pour distribuer les documents de la conférence, un gestionnaire de projet d’Encore peut précharger tous les contenus électroniques dont les participants auront besoin sur des iPads équipés de Chime Live. Ces ressources peuvent être mises à la disposition des participants avant, pendant et/ou après l’événement afin qu’ils puissent s’y référer facilement.

Fournir des ressources de cette manière peut augmenter le facteur écologique de votre réunion ou événement en éliminant le besoin d’imprimer du matériel, comme des documents à distribuer et des guides de discussion. Si vous gérez des changements de dernière minute dans les ressources destinées aux participants, ces ajustements peuvent être disponibles immédiatement grâce à l’outil numérique, ce qui vous évite de devoir réimprimer. La distribution de contenu sous cette forme améliore également l’expérience des participants en leur donnant à portée de main tout ce dont ils ont besoin pour se connecter, travailler en réseau et apprendre.

À l’aide de leur iPad, les participants peuvent poser des questions pendant les sessions et donner leur avis sur les sujets qui leur tiennent à cœur. Ils peuvent également utiliser l’appareil pour clavarder et réseauter entre eux. Les organisateurs peuvent renforcer l’engagement de l’auditoire en diffusant des sondages interactifs, des questions-réponses, des forums et bien d’autres choses encore sur les iPads à des moments précis.

L’une des applications les plus intéressantes de la technologie Chime Live est probablement celle du second écran. Pendant une présentation, les participants peuvent utiliser leur iPad pour agrandir les diapositives de la présentation, revenir en arrière sur les parties qu’ils ont manquées et prendre des notes. Grâce à cet outil, les participants se concentrent sur le présentateur et non sur leurs textes ou leurs courriels personnels.

Comment faire durer les conversations en lien avec la conférence

Vous souhaitez permettre aux participants d’accéder au contenu de la conférence après l’événement ? Si vous utilisez la plateforme événementielle Chime Live, vous pouvez conserver sa bibliothèque de contenus et de vidéos de conférence en ligne et donner aux participants à l’événement l’accès à des opportunités éducatives et de réseautage supplémentaires.

Obtenez des informations clés pour améliorer en permanence vos événements

Le rapport analytique post-événement de Chime Live peut renforcer ces stratégies en fournissant des informations essentielles sur les modèles d’engagement, les thèmes et le contenu ayant le plus suscité l’intérêt des segments d’auditoire, et le retour sur investissement des participants (ROI). Ces données peuvent démontrer la valeur de l’événement aux principales parties prenantes et aux décisionnaires. Elles permettent également d’améliorer la programmation de l’événement. Savoir quel contenu a trouvé un écho auprès de l’auditoire peut aider les professionnels des réunions et des événements à déterminer les thèmes et le contenu à développer à l’avenir. Comprendre ce qui attire votre auditoire et savoir ce qui le laisse indifférent augmente le potentiel d’amélioration de votre engagement à l’avenir.

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Une solution rationalisée pour les événements

Les défis en matière de personnel, l’incertitude économique et la fatigue liée à la planification d’événements hybrides et virtuels incitent à réduire l’empreinte globale et la rationalisation de l’expérience. Les professionnels des réunions et des événements veulent également s’assurer que la présence des participants à la conférence est plus significative et plus productive.

Examinons un exemple concret de la manière dont un professionnel de l’événementiel a relevé ces défis. Jo Merriman, directrice du commerce et des opérations d’Encore, a utilisé les solutions de bout en bout de Chime Live dans le but d’améliorer l’expérience événementielle d’un client du secteur financier qui préparait son assemblée générale annuelle.

Jo a montré au client comment la plateforme événementielle qu’il connaissait et aimait déjà pouvait également relever et rationaliser les défis logistiques complexes liés aux multiples établissements, sessions et horaires de la programmation.

L’événement comprenait plusieurs réunions tenues dans deux établissements différents dans une ville étrangère. Pourtant, avec une seule solution, Jo a pu aider le client à rationaliser l’expérience des investisseurs présents tout en connectant et en engageant les participants pendant chaque session afin d’offrir une expérience cinq étoiles sans faille.

Vous voulez voir comment elle a procédé ? Découvrez l’étude de cas de Jo ici !

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Plus de 70 % des organisateurs de réunions et d’événements estiment que le réseautage et l’engagement représentent l’avenir des événements. Le défi est de savoir comment y parvenir. Les murs LED sont l’une des solutions technologiques les plus flexibles que vous puissiez utiliser en vue de donner un nouveau souffle à votre programmation. Qu’il s’agisse de créer des environnements immersifs ou de transformer des présentations en activités interactives, les murs LED peuvent améliorer les réunions et les événements intérieurs ou extérieurs de nombreuses façons.

Examinons quelques cas d’utilisation et applications où les murs LED peuvent appuyer les objectifs de l’événement en facilitant le réseautage et en améliorant l’engagement des participants.

Comment les murs LED créent-ils des environnements plus attrayants et immersifs ?

» La raison n°1 pour laquelle nous assistons à des réunions est l’interaction avec les gens « , déclare Damein Futch, chef de produit Encore.

Si vous utilisez les LED pour diffuser des mots-clés du discours principal et vous en servir comme d'un panneau d'affichage afin de partager des idées et des informations essentielles", dit-il, "vous pouvez transformer un espace froid en un lieu chaleureux où les gens se connecteront à votre événement ainsi que les uns avec les autres."

» Plutôt que de me dire le Top 10 des choses à retenir, j’apprends parce que vous utilisez le principe du panneau d’affichage dans la salle à manger. «

Les murs LED permettent également de modifier l’environnement sans devoir changer d’espace. « La palette de possibilités est illimitée », explique M. Futch. Par exemple, il peut s’agir d’une scène de plage pendant la session du matin, qui se transforme en un coucher de soleil sur un sommet de montagne pour la session générale.

« On peut même mettre une LED transparente au-dessus d’une fenêtre dans une salle d’atelier ». Il est ainsi possible de transporter les participants dans des lieux, des planètes et des espaces émotionnels différents sans les déplacer de leur chaise.

« Chaque fois que vous voulez un affichage interactif derrière quelque chose que vous souhaitez vendre ou promouvoir, le mur de LED peut être utilisé », explique Futch. « Vous n’avez pas à vous soucier des personnes marchant devant le cône de projection ». Les panneaux LED peuvent être construits pour ressembler à un produit pouvant être transformé en tout ce que vous voulez avec des visuels saisissants.

Vous avez peut-être vu des murs LED utilisés pour montrer ce que les gens vivent lorsqu’ils portent des casques de réalité virtuelle (RV) ou comme couche de fond pour les activations de réalité augmentée (RA). Mais avez-vous entendu parler de la réalité étendue (RX) ?

« La réalité étendue est une caméra combinée à un serveur média et à un mur LED visant à créer des mouvements d’arrière-plan réalistes pour donner aux téléspectateurs l’impression d’être dans un autre lieu », explique M. Futch. C’est une technique utilisée dans les productions télévisuelles et cinématographiques pour créer des décors immersifs à 360 degrés. Mais la même technologie peut être utilisée pour des événements.

Selon M. Futch, l’utilisation des murs LED par un organisateur professionnel de réunions ou d’événements n’est limitée que par sa créativité, son budget et les possibilités mises à sa disposition. « Le retour sur investissement des LED est exponentiellement supérieur à celui des autres supports. Le prix est plus élevé parce que cela permet d’accomplir plus de choses ».

Une solution technologique pour tous les types et formats de réunions

« Chaque fois que vous disposez d’un écran ou d’un mur, vous pouvez utiliser les LED », ajoute M. Futch. « Les murs LED peuvent être utilisés pour les sessions générales, les salles d’atelier, la signalisation numérique, les éléments créatifs, la scénographie et partout ailleurs. »

Comment cela se traduit-il dans la pratique ? La résolution et la clarté offertes par les murs LED en font une solution idéale pour les réunions médicales ou tout autre rassemblement où il est essentiel de visualiser des images très contrastées. Dans les sessions générales, ils peuvent être utilisés en lieu des projections traditionnelles en tant qu’éléments scéniques, ou bien constituer l’ensemble du décor. « Les murs LED n’ont pas besoin d’être rectangulaires ou carrés », précise M. Futch. « Vous pouvez les construire et les échelonner selon la configuration dont vous avez besoin.

Autre avantage ? Avec les murs LED, vous n’êtes pas limité par les rapports d’aspect, comme c’est le cas avec les projecteurs traditionnels. Vous n’avez pas à vous soucier du mélange des couleurs car vous utilisez une seule surface, qu’il s’agisse d’une fenêtre, d’un mur, d’un écran incurvé ou même de la façade d’un bâtiment. L’écran peut être aussi grand ou petit que vous le souhaitez sans compromettre la qualité de la résolution.

Les murs LED peuvent également être utilisés comme des accents créatifs. Par exemple, si vous souhaitez utiliser un projecteur pour une présentation, vous pouvez l’entourer de murs LED pour mieux faire passer le message.

Quelle que soit la manière dont ils sont utilisés, les yeux et l’attention des gens se dirigent naturellement vers les murs LED en raison de leur vivacité et de leur luminosité, ce qui en fait un outil incroyable pour susciter l’engagement. « Vous pourriez même en placer un derrière un bureau d’inscription », explique M. Futch. » Les gens vont être attirés ».

Les avantages des murs LED par rapport aux projecteurs

Les murs LED présentent plusieurs avantages technologiques par rapport aux équipements de projection traditionnellement utilisés, qu’il s’agisse de créer des éléments scéniques, de relayer des informations ou de transformer des espaces à l’aide de la projection graphique. Ces avantages améliorent l’expérience des participants et rehaussent l’ensemble de l’événement.

La clarté et la résolution des murs LED sont l’un des avantages qu’ils présentent par rapport aux dispositifs de projection traditionnels. « Les murs LED permettent de produire un impact plus important qu’un projecteur », explique M. Futch. La résolution d’un projecteur diminue à mesure que l’on augmente la taille de la projection, alors que l’image LED conserve la même résolution quelle que soit la taille.

La luminosité est un avantage supplémentaire. « Une projection est toujours en concurrence avec les éclairages de scène ou la lumière du jour », explique M. Futch. Il n’est jamais nécessaire de tirer les rideaux dans une salle équipée d’un mur LED. On peut en voir des exemples dans les salles d’exposition ou les établissements en plein air.

Les projecteurs sont soit à projection arrière, soit à projection avant. Dans les deux cas, un espace considérable est nécessaire pour adapter le « cône de projection ». Ce n’est pas le cas avec les murs LED.

« Vous gagnez des places assises et une plus grande capacité d’accueil pour vos participants », explique M. Futch. « Vous n’avez pas à vous soucier de la distance de projection car tout est affiché sur une surface plane.

Lorsque la lumière est projetée, elle rebondit sur un écran avant de pénétrer dans les yeux des participants, ce qui en fait un média passif. En revanche, les murs LED sont un support actif. Ce qu’ils affichent est directement absorbé par le spectateur. Comme l’ajoute M. Futch, « c’est comme votre télévision sur les stéroïdes ».

Ils offrent également des possibilités accrues d’expression créative. « Les murs LED sont des LEGO visuels », explique M. Futch. « Avec les projecteurs, la lumière est projetée vers une source. Avec les murs LED, les possibilités sont infinies en termes de résolution et de surface couverte.

Pensez aux événements que vous allez organiser. Comment aimeriez-vous utiliser les murs LED pour surprendre et ravir, éduquer et engager, ou divertir vos participants ? Nous aimerions vous proposer une consultation gratuite

sur la façon dont cette solution technologique peut vous aider à atteindre vos objectifs en matière de réunions ou d’événements.

Vous souhaitez en savoir plus ? Cliquez sur le bouton ci-dessous afin de découvrir les conseils de nos experts sur les moyens dont la technologie LED peut époustoufler les auditoires.

Les réunions de petite taille sont devenues une source incroyable de croissance et d’opportunités depuis la pandémie. En s’adressant à un groupe de 50 participants ou moins, il est possible de proposer une programmation mieux ciblée, de promouvoir une plus grande intimité entre votre auditoire et les parties prenantes, ainsi que de favoriser des interactions significatives permettant d’instaurer un climat de confiance. Cela est valable que vous organisiez une formation en gestion ou une séance d’élaboration de stratégies, que vous teniez une réunion de conseil d’administration ou que vous vous concentriez sur le renforcement de l’esprit d’équipe. Quel que soit le cas d’utilisation, les petites réunions peuvent générer un niveau de connexion et d’engagement plus étroit en vue de stimuler les résultats de l’entreprise.

Toutefois, cette approche pose parfois des défis. Les participants d’aujourd’hui, très au fait des nouvelles technologies, ont des attentes plus élevées qu’avant la pandémie en matière de production, de technologie et d’outils de réunion. Les professionnels de l’événementiel sont également confrontés à l’augmentation des coûts connexes, à des délais plus courts et à une évolution de la dynamique des participants – influencée par des niveaux d’anxiété plus élevés et des capacités d’attention réduites à huit secondes.

Le nombre croissant de professionnels de l’événementiel ayant moins d’un an d’expérience est un autre facteur. Ces professionnels veulent créer des expériences réussies, et le fait d’avoir un fournisseur de services complets à leurs côtés, capable de fournir une assistance de bout en bout, peut faire toute la différence. Qu’il s’agisse d’un planificateur de réunions chevronné ou d’une personne désireuse de se lancer dans l’aventure et d’organiser sa première programmation exceptionnelle, un soutien technologique optimal est un élément essentiel de toute stratégie réussie en matière de petites réunions.

Poursuivez votre lecture et découvrez six façons dont les solutions technologiques peuvent aider les professionnels de l’événementiel à créer des petites réunions à fort impact.

1. Créez une production de haut niveau

En mettant en place des solutions technologiques efficaces, vous pouvez faire en sorte que votre petite réunion soit aussi importante qu’une conférence de plus grande envergure. En quoi cela est-il important ? Coordonner une réunion visuellement impressionnante peut avoir un effet positif sur la perception de l’auditoire et améliorer votre programmation – ce qui est essentiel, que vous fournissiez du contenu pour 50 ou 500 personnes. Pour y parvenir, il faut faire des choix technologiques judicieux. Vous pouvez vous épargner ce processus en vous associant à Encore. Nous pouvons vous aider à optimiser votre espace grâce à des solutions technologiques esthétiques et professionnelles. Voici quelques-unes de nos meilleures recommandations :

- - Éliminez le désordre

Créez plus d’espace au sol pour les sièges et éliminez l’encombrement de la salle avec un projecteur à courte focale et un écran tendu. Cela permet non seulement d’augmenter la capacité de votre réunion, mais également de créer un environnement visuellement plus attrayant pour les participants. Avec cette configuration consolidée, il n’y a pas de projecteur visible, de cordons ou de chariot obstruant l’espace et détournant l’attention de votre programmation.

- - Utilisez de l’audio de qualité

Ne ratez pas des occasions d’interaction ou d’engagement en négligeant l’importance de solutions audio de haute qualité. Si les participants doivent s’efforcer d’entendre votre présentateur, il est peu probable qu’ils saisissent pleinement votre contenu ou qu’ils s’y identifient. Optez pour un haut-parleur amplifié compact afin de vous assurer que votre message soit délivré haut et fort.

- - Personnalisez vos éléments visuels

Vous voulez rendre votre réunion plus mémorable ? Profitez d’accents de conception astucieux pouvant laisser une impression durable. Les jupes d’écran avec logo de la marque sont un moyen idéal pour y parvenir. Elles peuvent comporter des logos d’entreprise ou d’autres concepts en rapport avec le thème de votre réunion, afin de renforcer visuellement la représentation d’une marque ou d’une idée.

2. Rehaussez l'ambiance

Lorsque vous faites des choix intentionnels en matière de conception de réunions, ne négligez pas le pouvoir de la couleur sur les émotions des participants. Les lumières LED sont un excellent outil à cet effet.

Ils peuvent changer de teinte instantanément pour modifier l’ambiance de votre événement et susciter certains sentiments chez vos participants. Il suffit d’utiliser une télécommande IR ou une commande sans fil pour changer de couleur à tout moment.

Cette solution économique est également idéale pour les petits espaces. Grâce à leur dimension de 3,5 x 3,5 pouces, les lumières LED s’intègrent presque partout. Autre avantage ? Les lumières LED consomment moins d’énergie que la plupart des autres solutions d’éclairage, ce qui peut contribuer à augmenter le facteur « vert » de votre réunion. Avec une gamme d’options LED parmi lesquelles choisir, nos experts peuvent vous aider à créer un environnement inspirant tout, de l’excitation et de la créativité à la critique et à l’analyse – en un seul clic.

3. Augmentez la visibilité de vos commandites

Un thème commun aux professionnels des réunions, quelle que soit la taille de leur auditoire, est le désir de stimuler l’engagement des participants. Avec une plateforme événementielle, vous pouvez fournir des outils simples mais puissants, capables de connecter les participants entre eux et avec votre contenu. Chime Go℠ d’Encore est une application événementielle à démarrage rapide, entièrement prise en charge et équipant les utilisateurs d’informations clés – des ordres du jour et des cartes aux forums en passant par les outils de questions-réponses – le tout organisé dans un seul et même endroit et marqué de votre logo. Le délai de livraison est d’à peine quatre jours ouvrables, ce qui en fait un outil idéal pour les planificateurs soumis à des délais très courts. Il s’agit d’un moyen facile, abordable et professionnel d’ajouter un nouveau niveau d’engagement aux réunions de petite taille.

Avec Chime Go, vous pouvez améliorer l’expérience des participants grâce à un site d’événement facile d’utilisation et à des fonctions interactives telles que :

- - Accès avant l’événement et sur place
  - Ordres du jour et cartes numériques détaillés
  - Questions/réponses en direct
  - Diffusions en temps réel permettant aux participants ou aux présentateurs de se joindre à distance
  - Analyses en direct pour visualiser les niveaux d’engagement, saisir les questions posées et bien plus encore !

Plutôt que votre auditoire digère passivement le contenu, les outils numériques de la plateforme événementielle vous permettent d’offrir aux participants davantage de moyens d’interagir avec votre programmation tout au long de l’expérience – et directement à partir de leurs propres appareils intelligents.

4. Donnez le ton avec de la musique

“L’absence de musique crée un vide auquel nous ne sommes pas habitués dans la vie quotidienne lorsque nous nous rendons dans des espaces publics,” explique Nick Greene, gérant de produits chez Encore pour l’audio et la distribution électrique. “Cela crée un silence gênant… Imaginez que vous vous rendez à une réunion d’entreprise à 8 heures du matin et que vous entrez dans une salle vide, sans musique. Il n’y aura pas d’énergie.”

Assurez-vous de créer une atmosphère donnant un nouveau souffle à votre petite réunion grâce à des morceaux parfaitement adaptés. Encore Music propose des chansons à succès des artistes les plus populaires du moment, déjà sous licence et prêtes à être diffusées. Avec des centaines de listes de lecture parmi lesquelles vous pouvez choisir, sélectionnez la bande sonore idéale pour votre réunion afin d’améliorer l’expérience et de créer l’ambiance souhaitée. Que vous recherchiez un tempo entraînant pour revigorer les discussions, un jazz moelleux pour introduire des thèmes de réflexion, ou même un morceau de danse festif pour dynamiser votre auditoire après une longue journée, Encore Music offre une gamme diversifiée de choix créatifs répondant à tous vos besoins – et sans que vous ayez à obtenir une licence musicale distincte comme vous le feriez avec un service de diffusion générique ou en apportant votre propre musique.

5. Proposez un contenu mémorable

Lorsque vous planifiez votre petite réunion, la mise en valeur visuelle de votre contenu contribue grandement à créer une impression durable et à éviter que votre présentation ne tombe à plat. Amplifiez vos présentations – avec un impact minimal sur votre budget – grâce à notre service de création en libre-service. Nous pouvons vous équiper de modèles de diapositives PowerPoint conçus de manière professionnelle avec trois éléments assortis : Un logo en boucle, une vidéo d’introduction et le titre des présentateurs. Ces éléments sont conçus pour assurer une transition transparente, mais ils peuvent également être utilisés individuellement pour répondre à diverses exigences en matière d’affichage.

Vous avez une autre idée créative que vous aimeriez concrétiser ? Une réunion de petite taille n’est pas forcément synonyme de possibilités limitées. Notre équipe de concepteurs expérimentés peut travailler en étroite collaboration avec vous afin de créer des graphiques et des vidéos époustouflants, adaptés spécifiquement à vos besoins et à votre budget – des logos et invitations jusqu’aux vidéos et présentations personnalisées.

6. Protégez-vous contre les interruptions de réseau Internet

Peu importe que vous deviez vous assurer que la présentation multimédia d’un conférencier fonctionne sans accroc ou que les participants en présentiel puissent télécharger une application pour l’événement, un internet sans interruption, sécurisé et fiable est essentiel à la réussite de votre petite réunion. L’Internet est également devenu un élément important des attentes des participants, les auditoires comptant désormais sur des capacités de diffusion en continu ininterrompue sur plusieurs appareils, y compris les ordinateurs portables, les téléphones intelligents et les tablettes, dans le cadre de leur expérience.

En tant que votre partenaire stratégique, Encore fournit un accès rapide et continu à l’internet, la meilleure connectivité de sa catégorie ainsi qu’une assistance technique complète pour éviter tout décalage gênant et s’assurer que l’attention reste concentrée sur votre message.

Des attentes dynamiques exigent des solutions dynamiques

L’époque où les petites réunions étaient synonymes d’attentes réduites est révolue. Les participants d’aujourd’hui ont des attentes dynamiques ne pouvant être satisfaites sans les bons outils. Qu’il s’agisse d’assurer une production de qualité, d’améliorer l’engagement ou de créer une ambiance parfaite, il est essentiel de disposer des bonnes solutions technologiques pour améliorer l’expérience de toute petite réunion et la transformer de banale à mémorable.

Demandez une consultation gratuite avec nos experts pour en savoir plus sur la manière dont nous pouvons vous aider à obtenir des résultats exceptionnels lors de vos petites réunions. Nous serions ravis de discuter de vos besoins spécifiques et de vous donner les moyens d’offrir une expérience conviviale et inspirante.

L’être humain est social de nature. Nous sommes enclins à créer des liens et des moments de convivialité. C’est là que les événements en présentiel font la différence : ils répondent à ce besoin humain inné tout en favorisant un sentiment de communauté. En réunissant les participants, vous favorisez l’engagement à différents niveaux, que ce soit par une communication directe, des signaux non verbaux ou même un contact physique, comme une poignée de main avec un collègue du secteur. Tous ces facteurs rehaussent la programmation d’un événement en présentiel et la façon dont il peut activer votre auditoire. Mais ne manquez-vous pas d’occasions de renforcer votre impact dans le climat technologique actuel ?

L’exploitation des capacités numériques par le biais d’une plateforme événementielle peut constituer un élément inestimable du succès de votre événement en présentiel. En intégrant la technologie interactive de la plateforme, vous pouvez mieux impliquer les auditoires, enrichir votre programmation et obtenir des données précieuses pour améliorer les événements futurs. Vous hésitez à intégrer une plateforme événementielle à votre prochain événement en présentiel ? Lisez ce qui suit et découvrez six avantages à le faire. De plus, cliquez sur le bouton ci-dessous pour télécharger notre guide gratuit sur les plateformes événementielles et explorer encore davantage de moyens d’améliorer vos événements à venir grâce aux capacités numériques d’une plateforme.

1. Augmentez l'engagement de votre auditoire

Selon le rapport Encore Planner Pulse de l’automne 2022, près de la moitié des professionnels de l’événementiel souhaitent améliorer l’engagement des participants lors de leurs prochains événements. Bien que cela puisse sembler être une tâche ardue, l’inclusion de capacités numériques peut servir de moyen clé pour stimuler la participation de l’auditoire. Comment ? Elles offrent des possibilités attrayantes pour impliquer vos participants.

Les plateformes événementielles, comme Chime Live ℠, sont un excellent outil pour y parvenir. Dès le départ, vous donnez le ton d’une expérience plus interactive grâce à sa technologie de second écran. Les participants peuvent participer à votre contenu pendant qu’il est diffusé, directement depuis leur propre iPad fourni par Encore. Que ce soit par le clavardage, les salles de réunion virtuelles, les éléments de gamification ou la connexion via les réseaux sociaux, l’expérience de la plateforme offre de nouvelles possibilités aux présentateurs et aux participants de s’impliquer à un niveau plus intime que par le passé. Chime Live est également unique dans la mesure où elle prend en charge la conception d’événements chorégraphiés, ce qui vous permet de concentrer les participants sur ce qu’ils doivent voir ou faire sur la plateforme. Lancez des diapositives et faites apparaître des sondages interactifs, des questions-réponses et bien plus encore – juste au bon moment.

2. Améliorez votre programmation

Lorsqu’il s’agit de votre événement, plus le contenu est ciblé pour votre auditoire, plus il a de chances de résonner avec les participants et de laisser une impression durable. Grâce à une plateforme événementielle, vous pouvez étoffer votre programmation en faisant participer les participants avant l’événement afin de vérifier leur connaissance des sujets qui seront présentés et d’adapter votre message en conséquence. Envoyez des sondages et des évaluations de connaissances préalables à l’événement afin de déterminer la quantité d’informations de base à couvrir. Encouragez les discussions via des forums en vue de connaître les intérêts de vos participants et proposez même des ressources utiles – notamment des livres blancs ou des vidéos – pour que votre auditoire puisse s’instruire à l’avance.

Une fois l’événement terminé, vous pouvez utiliser les outils de la plateforme afin de stimuler l’engagement et la portée de votre événement à long terme. Cela permet aux personnes qui n’ont pas pu assister à l’événement de se connecter à votre programmation tout en améliorant l’expérience globale de ceux qui y ont participé. Il suffit d’inclure du contenu vidéo dans la section des ressources de votre plateforme événementielle et de choisir la durée pendant laquelle vous souhaitez que le média soit disponible – pour de nombreuses plateformes événementielles, vous pouvez demander que le contenu soit accessible 365 jours par an. Vous pouvez également réutiliser et partager efficacement les vidéos, clips et autres contenus numériques de l’événement par courriel, sur les réseaux sociaux ou sur vos blogs. Cela alimente votre filière marketing et peut élargir votre impact en vous permettant d’atteindre et d’engager de nouveaux auditoires même après la fin de votre événement. Un autre avantage ? Ces capacités vous aident à maximiser votre retour sur investissement (RSI). Avec autant d’avantages à portée de main, il n’est pas étonnant que 78 % des entreprises utilisant une application événementielle déclarent que celle-ci contribue à un retour sur investissement positif.

3. Élargissez vos possibilités de commandites

Saviez-vous que vous pouvez proposer davantage de formules de parrainage lorsque votre événement comporte des éléments numériques ? Selon la plateforme, vous pouvez ajouter une bannière de commanditaire ou une image de marque améliorée, ce qui vous permet d’offrir davantage d’opportunités promotionnelles. Avec des options physiques et numériques, les entreprises ont la possibilité de choisir le niveau de participation le mieux adapté à leurs besoins, ce qui peut augmenter leur retour sur investissement.

Tel que mentionné ci-dessus, l’utilisation d’une plateforme événementielle peut également prolonger la durée de vie de votre programmation, puisque votre contenu peut être disponible sur demande après la fin de l’événement en direct initial. Cela signifie que les logos des commanditaires et autres éléments de marque continueront d’être vus par les clients potentiels. Si vous cherchez à attirer des commanditaires pour votre prochain événement, l’ajout de ces capacités numériques jouera en votre faveur.

4. Optimisez les occasions de réseautage

Les professionnels des réunions et des événements savent que l’un des éléments les plus importants d’un événement réussi est le réseautage. Il ne suffit pas de réunir des gens dans une même salle ; les participants doivent pouvoir entrer en contact les uns avec les autres à un niveau plus profond. L’utilisation d’une plateforme événementielle simplifie et facilite ce processus – elle permet d’identifier les participants ayant des intérêts ou des attributs communs et les encourage à établir entre eux des relations professionnelles solides. Les plateformes événementielles peuvent prendre en compte les titres de postes, les intérêts, les compétences, les antécédents et bien d’autres facteurs personnalisables en vue de permettre aux participants de découvrir et de rencontrer d’autres personnes partageant les mêmes objectifs ou intérêts.

Il est ainsi plus facile pour tous les participants à un événement en présentiel de trouver la bonne personne à qui parler sans avoir à filtrer parmi des centaines de personnes avec lesquelles ils ont peu de choses en commun. En outre, cette capacité numérique facilite le développement professionnel en aidant les participants à identifier des mentors potentiels ou des opportunités de carrière au sein de leur réseau.

5. Obtenez des informations et données précieuses

Lors d’événements traditionnels en présentiel, vous pouvez suivre l’affluence et observer les réactions des participants à la programmation. Mais vous obtenez des données plus précises en connectant votre auditoire à une plateforme événementielle, dotée d’un tableau de bord analytique en direct. Grâce à cet outil, vous pouvez suivre non seulement la fréquentation, mais aussi l’engagement des participants ainsi que les résultats de l’événement. Ce type de fonctionnalité permet de démontrer l’engagement des participants et même d’obtenir leurs réponses à l’expérience via des sondages ou des formulaires de commentaires.

Comme les composants numériques facilitent l’interaction pendant les présentations par rapport aux événements hors ligne typiques – par le biais de fonctions telles que les sondages et les questions-réponses – vous pouvez recueillir des données rationalisées sur les préférences des participants et développer en permanence un contenu plus adapté à leurs intérêts. La plateforme permet de suivre facilement toutes ces données et bien plus encore, de sorte que vous disposez des informations qui vous aideront à concevoir des événements futurs encore plus attrayants et adaptés aux besoins de votre auditoire.

6. Impressionnez les participants avec de l'information utile et pertinente

En utilisant une plateforme événementielle, vous pouvez présenter aux participants des informations importantes et utiles qui sont facilement accessibles. Non seulement cela enrichit l’expérience de l’événement pour toutes les personnes impliquées, mais cela peut également vous donner plus de contrôle que jamais sur vos offres d’événements. Proposez un ordre du jour détaillé, des biographies de chaque intervenant et même des options de langues multiples afin d’améliorer l’intégration de votre programmation pour des auditoires divers. Votre événement comprendra-t-il des séances en petits groupes ? Avec une plateforme événementielle, vous pouvez inclure des pistes personnalisées pour chaque participant en fonction de vos besoins spécifiques. La « boîte à outils » de votre plateforme événementielle peut être adaptée à vos besoins. Il vous suffit de marquer d’un signet les éléments potentiels que vous souhaitez proposer. Il peut s’agir d’informations préchargées sur la destination, d’informations de contact pertinentes ou de sites à proximité que les participants pourraient vouloir visiter pendant qu’ils sont dans la région.

Intégration de capacités numériques dans une plateforme événementielle

Selon le rapport Global Meetings and Events de 2022 réalisé par American Express, 73 % des professionnels de l’événementiel sont très optimistes quant à leur capacité à utiliser la technologie pour améliorer l’expérience des participants.

En se penchant sur les composantes numériques, les planificateurs peuvent créer des opportunités pour que leurs événements engagent les auditoires d’une nouvelle manière innovante et inoubliable grâce à une plateforme événementielle. Toutefois, votre réussite dans ce domaine dépend de votre technologie. Il est essentiel de disposer d’une plateforme conviviale capable d’accueillir des événements sur n’importe quel appareil – qu’il s’agisse d’un ordinateur de bureau, d’un ordinateur portable, d’une tablette ou d’un téléphone mobile – et offrant des fonctionnalités numériques faciles à utiliser pouvant donner un nouveau souffle à votre programmation et produire les résultats escomptés.

Vous souhaitez découvrir comment organiser des événements plus marquants et cohérents, quels que soient leur taille, leur emplacement ou leur complexité ? Téléchargez notre guide portant sur les plateformes événementielles aux possibilités illimitées.

Vous souhaitez savoir comment Encore peut rehausser votre prochain événement grâce à ses plateformes événementielles et ses solutions stratégiques de bout en bout ? Nos experts offrent des consultations gratuites si vous désirez discuter de vos besoins spécifiques. Nous serions ravis de vous aider à développer une expérience transformatrice pour tous les participants – afin que vos événements puissent favoriser un nouveau niveau de communauté, d’inspiration et de connexion.

Que vous le remarquiez ou non, la musique est partout. Elle joue en arrière-plan de presque tous les lieux publics que vous visitez, des épiceries aux restaurants en passant par les magasins de vêtements. En fait, la musique est tellement omniprésente que lorsqu’elle est absente d’un événement, les gens le remarquent.

« L’absence de musique crée un vide auquel vous n’êtes pas habitués dans la vie de tous les jours lorsque vous allez dans des espaces publics », explique Nick Greene, gestionnaire de produits Encore pour l’audio et la distribution électrique. « Cela crée un silence gênant lors d’un événement. Imaginez que vous vous rendez à un événement à 8 heures du matin et que vous entrez dans une salle vide sans musique. Il n’y aura pas d’énergie. »

La musique crée l’ambiance et crée les attentes des participants. « Voulez-vous qu’ils soient optimistes ou détendus ? » dit Greene. « Si les discussions portent sur des sujets lourds, nous pouvons jouer du jazz d’ambiance. Peut-être qu’après une longue journée de réunions, vous voulez de la musique de danse. » Les organisateurs de réunions et d’événements peuvent dire à leur contact Encore quel type d’ambiance ils veulent créer, et Encore sélectionnera la liste de lecture parfaite parmi des centaines d’options sélectionnées.

Si vous pensez que vous pouvez utiliser une liste de lecture d’un service de diffusion en continu comme Spotify, Pandora ou YouTube Music lors de votre événement, détrompez-vous. Même si vous payez pour un compte « pro » sur l’un de ces services, cela ne couvre que votre utilisation privée de cette musique. Dès que vous diffusez cette musique lors d’un événement public, vous devenez responsable d’une violation des droits d’auteur ou des droits de propriété intellectuelle.

« La diffusion de musique sous licence inappropriée dans un espace public peut entraîner des sanctions financières importantes pour chaque chanson ou morceau diffusé sans licence appropriée », explique M. Greene. Le montant final des dommages et intérêts dus peut être très élevé et dépendrait de la taille du groupe et de l’événement ainsi que du nombre de chansons. En outre, toutes les personnes impliquées dans l’événement peuvent être touchées – de l’organisateur et du client à l’hôtel ou à l’établissement.

Une option beaucoup plus sûre – et abordable – consiste à ajouter Encore Music à la commande de votre événement. « Encore Music est une solution de musique sous licence pour les événements publics », explique M. Greene. « C’est une solution rentable qui vous aidera facilement à respecter les lois sur les droits d’auteur et les exigences en matière de licence. »

Encore Music propose deux options:

La solution de musique de fond commerciale propose plus de 300 listes de lecture de musique sélectionnée et sous licence.

La solution de musique libre de droits propose plus de 100 000 pistes, effets sonores et boucles pour les événements virtuels/hybrides et les stingers.

Si vous recherchez des tubes d’artistes populaires comme Katy Perry ou Bruno Mars, la musique de fond commerciale est la meilleure option. « Avec ce type de musique, il existe des restrictions sur la façon dont vous pouvez l’utiliser », explique Greene. « Vous ne pouvez pas l’éditer ou la diffuser [à un public virtuel]. Elle ne peut pas être enregistrée [pour être lue] ou synchronisée avec une vidéo. Mais elle est idéale pour être diffusée en arrière-plan lors de repas, d’événements sociaux et comme musique d’entrée ou de sortie lors de sessions générales. »

Si vous avez besoin de musique pour jouer dans le cadre d’une vidéo ou comme musique de pré-spectacle pour une session générale qui sera enregistrée ou diffusée, alors la musique libre de droits est la meilleure solution. « Il s’agit de musique de production haut de gamme », explique Greene. « Vous pouvez la monter et obtenir le segment que vous désirez ». Par exemple, la musique d’un événement de remise de prix, où vous n’avez besoin que d’une courte portion de chanson à jouer pendant que le récipiendaire se dirige vers la scène et pose pour des photos ou des stingers à jouer pendant que vous présentez les dirigeants et les conférenciers sur la scène. La musique libre de droits est également la meilleure solution pour les événements hybrides et virtuels ou les événements en présentiel où des segments seront enregistrés pour une rediffusion ultérieure ou un visionnement sur demande.

Greene précise que les membres de l’équipe Encore demandent aux organisateurs de réunions et d’événements de parler de musique lorsqu’ils envisagent de commander d’autres équipements audiovisuels. « La musique est nécessaire dans tout événement public. Elle améliore les pauses repas et les sessions. Donc, notre équipe demandera : « Utilisez-vous de la musique ? » et passera en revue les options. »

Bien sûr, si le client le souhaite, il peut fournir sa propre musique, mais il doit tout de même se conformer aux exigences en matière de licence afin de ne pas risquer d’encourir des pénalités financières. « Encore peut fournir aux clients souhaitant fournir leur propre musique une fiche d’information d’une page afin qu’ils puissent aller de l’avant et examiner eux-mêmes la question et obtenir leur propre licence », explique Greene.

Mais si vous voulez vous épargner le casse-tête de vous adresser à l’une des grandes sociétés d’octroi de licences musicales, de payer leurs tarifs dégressifs et d’établir ensuite vos propres listes de lecture, Encore Music propose des options flexibles et présélectionnées qui éliminent les incertitudes du processus. Pour un faible taux quotidien, vous pouvez acheter la tranquillité d’esprit et créer une atmosphère parfaite pour votre prochain événement.

Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez l’équipe Encore ici.

Les événements et tournois de jeux en ligne ont été très prisés pendant la période de COVID. L’industrie du jeu a connu une croissance rapide sans aucun signe de pause. En 2021, le marché mondial des eSports était évalué à un peu plus de 1,08 milliard de dollars américains, soit une augmentation de près de 50 % par rapport à l’année précédente. Les projections de l’industrie prévoient que le marché de l’eSport sera d’une valeur d’environ US$1.62 milliards d’ici 2024, l’Amérique du Nord étant l’un des plus grands marchés.

Avec l’augmentation des taux de vaccination dans le monde, les masques tombent, les bureaux se remplissent et il semble que les gens se sentent à l’aise de reprendre leur vie sociale ainsi que les rassemblements publics. La prochaine vague d’événements en présentiel est à nos portes.

Les tournois d’eSports connaissent un succès fulgurant dans le secteur de l’événementiel. En fait, au cours des dernières années, la compétition League of Legends a attiré plus de téléspectateurs que le Super Bowl ou les finales de la NBA. Les événements des deux dernières années ont été affectés par la pandémie, mais leur ampleur est néanmoins révélatrice de la croissance, de la valeur du marché et de l’enthousiasme qui entourent l’industrie des sports électroniques. Les eSports sont si populaires que Comcast construit une arène de 50 millions de dollars pour que les fans puissent les regarder en direct, ainsi qu’un nouveau stade de 500 millions de dollars US appartenant à Overactive Media et dont la construction est en cours à Toronto, en Ontario.

Une passion et une joie profondes sont au cœur de ce qui n’était autrefois qu’un simple loisir d’enfance pour la plupart des joueurs et qui est devenu une profession compétitive

féroce pouvant rivaliser avec certains sports professionnels établis en termes de revenus personnels et de notoriété…

Le marché de l’eSport est composé d’un groupe de fervents adeptes d’un jeu tactique exceptionnel, d’une habileté mentale extrêmement rapide et d’un esprit de compétition encore plus développé. Les fans forment la majorité de cette communauté, les joueurs professionnels une petite fraction, et les organisateurs et planificateurs de tournois qui ont l’endurance, les compétences organisationnelles et le courage de planifier, de coordonner et d’accueillir ces entreprises apparemment colossales sont encore plus rares. Comme pour tout événement majeur, l’organisation d’un tournoi d’eSports est l’une des tâches les plus épuisantes, mais aussi les plus gratifiantes de la communauté.

● Étape 1 : Effectuez vos recherches – Examinez d’autres événements eSports

● Étape 2 : Quel type d’événement souhaitez-vous organiser?

● Étape 3 : Quelles sont les exigences essentielles relatives à votre événement?

● Étape 4 : Quel est votre budget?

● Étape 5 : Faites la promotion de votre événement

● Étape 6 : Commercialisez votre événement

Capacités d’Encore en matière de jeux vidéo

Planifiez votre événement eSports avec Encore

Étape 1 : Effectuez vos recherches – Examinez les autres événements eSports

Étudier ce que font les autres est un élément fondamental de votre propre expérience d’organisateur. La meilleure façon d’apprendre à organiser un tournoi d’eSports est d’y assister soi-même. Assister à des tournois organisés par d’autres parties vous donne la possibilité de vivre les événements du point de vue des spectateurs. Vous pouvez observer la scène, établir des contacts et parler aux joueurs afin de recueillir les informations qui vous seront utiles pour organiser votre propre tournoi. Vous pourrez peut-être même rencontrer les personnes qui ont organisé l’événement. Posez-leur beaucoup de questions et prenez des notes sur tout.

Et quoi de mieux encore? Vous pouvez également participer à l’un des tournois.

Le fait d’être un participant vous donnera une perspective différente qui vous aidera à planifier et à organiser votre événement. Vous pourrez découvrir ce qui motive les joueurs à participer. Cela vous aidera également à faire partie de votre propre communauté de joueurs ou à en créer une.

Étape 2 : Quel type d’événement souhaitez-vous organiser?

Les événements eSports sont de toutes formes et tailles et peuvent durer d’un après-midi à plusieurs jours. Savoir quel type d’événement vous souhaitez organiser vous aidera à déterminer les facteurs impliqués dans la planification et la tenue du tournoi.

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l’organisation d’un tournoi d’eSports :

Choisissez votre jeu:

La première chose à faire lors de l’organisation d’un tournoi eSports est de savoir quel type de jeu vous voulez jouer et combien de personnes y participeront. Lorsqu’il s’agit de jeux pour les tournois eSports, il y a plusieurs façons de faire votre choix. Soyez judicieux et choisissez des jeux qui sont populaires ou très tendance et qui attireront un plus grand auditoire. Par exemple, des jeux comme League of Legends, Fortnite et CS:GO sont très appréciés.

Efforcez-vous de consulter votre public cible. Parlez aux autres joueurs pour déterminer quel jeu est le plus populaire dans votre communauté. Opter pour un jeu qui n’est pas populaire ou que vous ne connaissez pas bien peut entraîner beaucoup de travail supplémentaire.

Concevez votre format :

Les tournois de jeux eSports comprennent des phases de groupes et d’élimination pour déterminer le vainqueur. Si votre événement est important et que vous prévoyez la présence de nombreux participants, un système d’élimination simple ou double est le moyen le plus rapide et le plus simple de désigner un vainqueur. Un tournoi à la ronde ou un tournoi en système suisse peuvent prendre plus de temps, car ils donnent l’occasion à chaque joueur de se mesurer à tous les autres participants du tournoi.

Désirez-vous organiser un tournoi gratuit ou plutôt monétiser votre événement?

Quels sont les buts et objectifs de votre événement? Cherchez-vous à construire ou à développer votre communauté de joueurs? Organisez-vous l’événement dans le but de développer votre marque? Organisez-vous un événement pour augmenter vos revenus ou réaliser de gros bénéfices? La monétisation d’un événement peut inclure toutes sortes de choses :

Les commandites
La vente de billets Les ventes sous concession
Le marché des vendeurs
La signalisation et les annonces d’orientation
Les publicités sur les applications d’événements en ligne
La diffusion de vidéos en continu
Les paris

Vous devrez décider de la manière dont vous collecterez l’argent et dont vous récompenserez les gagnants. L’automatisation du processus peut vous faciliter la tâche.

Étape 3 : Quelles sont les exigences essentielles relatives à votre événement?

Établissement:

Les tournois d’eSports peuvent se dérouler dans des lieux très divers. Il est préférable de planifier à l’avance et de décider des besoins de votre événement et de votre auditoire potentiel lorsque vous choisissez un lieu. Certains établissements ne seront pas en mesure de fournir ce dont vous avez besoin. Certains établissements peuvent imposer des limitations ou des restrictions concernant l’organisation de votre événement.

Examinez les différents établissements qui s’offrent à vous et dressez une liste de tous les facteurs importants. Voici quelques questions à vous poser :

L’établissement est-il suffisamment grand pour votre auditoire?
L’établissement dispose-t-il des licences adéquates ou avez-vous besoin d’un permis d’événement?
L’établissement autorise-t-il la nourriture et les boissons?
La connexion Internet est-elle solide et fiable?
L’établissement fournit-il un générateur de secours?
L’établissement dispose-t-il d’un grand stationnement L’établissement est-il proche des transports en commun?
Y a-t-il suffisamment de prises électriques et d’espace pour installer l’équipement?
L’établissement dispose-t-il de toilettes et de sièges adéquats?

La planification et la collaboration avec un partenaire expérimenté en solutions événementielles peuvent aider à répondre à toutes ces questions.

Octroi de licences:

Les lois sur le droit d’auteur s’appliquent aux jeux vidéo, ainsi qu’aux autres œuvres publiées. Les développeurs et éditeurs de jeux ont le droit d’approuver ou de désapprouver l’utilisation de leurs jeux dans les tournois publics. De nombreux éditeurs vendent des licences aux organisateurs de tournois d’eSports et aux ligues tierces comme source de revenus. La popularité croissante de ces événements leur donne l’occasion de promouvoir leurs jeux.

Il est impératif de contacter la société de jeux bien avant l’événement prévu, afin de vous assurer que vous aurez suffisamment de temps pour obtenir les licences et autorisations nécessaires à votre événement.

Technologie événementielle:

Les événements eSports nécessitent des quantités massives d’équipements électroniques et un système d’alimentation robuste pour les joueurs uniquement. L’installation d’un tournoi de jeux eSports doit comprendre suffisamment d’ordinateurs puissants pour assurer plusieurs heures ou jours de compétition. Il est également important de disposer d’une distribution électrique efficace et d’un plan B en cas de coupure de courant.

Mais surtout, le support audiovisuel et la technologie événementielle que vous utilisez peuvent accroître le potentiel de votre marque et permettre à votre public de s’élargir et de se développer, en exploitant au maximum les capacités du lieu choisi. Du son et de l’éclairage essentiels aux visuels immersifs, en passant par des murs vidéo LED massifs, vous avez besoin d’un ensemble complet d’offres technologiques sur site et numériques pour optimiser l’expérience de l’événement et connecter les participants.

Connexion Internet :

La plupart des jeux multijoueurs en ligne se déroulent en temps réel avec d’autres joueurs, c’est pourquoi il est essentiel de disposer d’une connexion internet haute vitesse à large bande sur place. L’infrastructure du réseau local et le service de connexion à l’internet doivent être suffisamment puissants pour supporter toute l’action numérique.

Les connexions lentes frustrent les joueurs, créent une concurrence déloyale, et vos spectateurs peuvent se désintéresser rapidement, ce qui entraîne une publicité négative pour votre événement. Consultez notre calculateur de bande passante pour savoir comment planifier le mieux possible un jeu à grande échelle :

https://www.encore-can.com/bandwidth-calculator/

Équipe chargée des événements et équipe administrative:

Envisagez d’engager du personnel d’assistance technique pour circuler et aider les participants à se connecter, répondre aux questions pendant l’événement et résoudre les problèmes.  Vous pouvez également avoir besoin de personnel supplémentaire pour l’événement :

Enregistrement des concurrents et vente des billets
L’organisation des places assises Les annonces et le suivi des horaires
Les arbitres pour la tenue des scores, les règles et le suivi du jeu
Le personnel technique pour le dépannage La nourriture et les boissons
La vente de marchandises
Les agents d’hébergement hôtelier
Les coordinateurs de navettes et de transports

Étape 4 : Quel est votre budget?

Le budget est probablement la chose la plus importante à prendre en compte lors de la planification d’un événement. Vous devez planifier et étudier soigneusement votre budget afin de ne pas vous engager de manière excessive avec des fonds insuffisants. Considérez vos objectifs et déterminez ce qui est raisonnable de dépenser pour l’événement. Vous voudrez également que le budget corresponde à la taille de l’événement.

Voici une liste de dépenses à envisager :

Marketing
Frais de l’établissement
Les coûts technologiques et d’équipement Logiciel ou service d’enregistrement
Les prix en argent
Les frais de personnel comme les électriciens, les vidéastes, les surveillants/jugeurs de jeu, etc.
Nourriture et boissons
Services publics et divers

Vous pouvez également générer des revenus supplémentaires pour couvrir une partie des coûts :

Inscription pour les joueurs
Droit d’entrée pour les spectateurs
Commanditaires
Commerçants
Partenaires de matériel informatique

Encore Canada offre des options abordables pour les événements eSports et de jeux vidéo. Avec une équipe de créateurs, d’innovateurs et d’experts, nous transformons les événements en expériences immersives et collaboratives donnant des résultats concrets.

Étape 5: Commercialisez votre événement

Les joueurs d’eSports interagissent par l’intermédiaire de l’internet et s’affrontent même par ce biais. Par conséquent, la meilleure façon de promouvoir un tournoi de jeux eSports est de s’appuyer sur la puissance du réseau Internet.

Les médias sociaux sont probablement le mode de publicité le plus populaire et le plus efficace du 21e siècle, et pour cette raison, ils devraient être votre premier choix pour la publicité de votre événement. Internet contient de nombreuses plateformes de médias sociaux que vous pouvez utiliser pour commercialiser votre tournoi d’eSports. Des millions de joueurs regardent chaque jour des retransmissions d’événements et de tournois de jeux vidéo sur les plateformes de médias sociaux! Vous pouvez créer une publicité pour votre événement et la faire cibler un public particulier. Voici quelques plateformes de médias sociaux que vous pouvez envisager d’utiliser pour commercialiser votre tournoi eSports :

Twitch
Youtube
Discord
TikTok
Instagram
Principaux portails d’eSports

Élaborez une stratégie pour le marketing avant, pendant et après l’événement. Commencez à planifier 6 à 8 semaines avant votre événement.

Nos capacités en matière de jeux et eSports :

Encore est une entreprise d’expérience événementielle, fournissant une production créative, une technologie avancée et des solutions de mise en scène pour vous aider à offrir des expériences marquantes lors de vos événements de jeux et d’eSports. Notre approche consiste à comprendre vos objectifs et à aligner nos ressources et nos solutions pour que votre événement allie créativité et technologie innovante afin d’offrir une expérience inspirante aux fans et aux participants.

Nous pouvons prendre en charge tous les aspects des événements, de la planification à l’exécution. Notre personnel hautement qualifié propose des solutions innovantes pour des événements allant de petits tournois à des championnats mondiaux réunissant des milliers de participants. À mesure que nos clients cherchent à organiser des événements eSports plus dynamiques et plus percutants, les services que nous fournissons deviennent de plus en plus essentiels à leur processus de planification. Nos services vont au-delà de la technologie traditionnelle et comprennent des solutions de pointe telles que la conception d’événements créatifs, les événements virtuels, la connectivité Internet, la gestion de la bande passante, le gréage, le développement de contenu, les services numériques, la cartographie en 3D, les services d’exposition, et bien plus encore.

Planifiez votre événement eSports avec Encore Canada :

Vous envisagez d’organiser un événement de jeu ou de développer votre entreprise d’événements eSports ? Nous avons tout ce qu’il vous faut. Encore simplifie toutes vos exigences en matière d’événements et de sites événementiels.  

Grâce à nos services et à notre technologie, Encore vous aidera à créer l’ultime événement eSports et de jeux en direct, virtuel ou hybride. Nous sommes fiers de notre position de fournisseur de confiance et exclusif d’événements sur site de choix dans plus de 2 100 établissements de renom, notamment des sites de sport et de divertissement, des casinos, des hôtels, des centres de villégiature et des centres de congrès.

Le retour des événements en présentiel est un changement bienvenu par rapport à l’ère cloîtrée de la planification d’événements virtuels induits par la pandémie et appris à la volée. Mais ce retour a également augmenté le stress des professionnels de l’événementiel, qui, même avant la pandémie, occupaient un poste figurant chaque année en tête de la liste des « emplois les plus stressants » de CareerCast. Heureusement, Encore offre des ressources et des solutions pouvant réduire ces nouveaux facteurs de stress et aider les organisateurs de réunions et d’événements à créer de meilleures expériences pour les participants – qu’il s’agisse de réunions en salle, hybrides ou virtuelles.

Sources de stress liées à l’organisation d’événements

Quels facteurs contribuent au stress des professionnels de l’événementiel ? Selon un récent sondage de MeetingsNet,

Les 3 principaux facteurs de stress post-pandémie sont:

Personnel réduit/charge de travail plus importante
Changement de responsabilités et/ou d’exigences professionnelles
Gestion des réunions virtuelles

Le sondage indique que plus de la moitié des personnes interrogées ont envisagé de quitter leur emploi en raison de l’augmentation du niveau de stress. Parmi ces personnes, 75 % sont prêtes à quitter complètement le secteur.

« Je me sens vraiment mal pour les organisateurs de réunions, car ils n’ont pas eu de répit », déclare Darius Vaskelis, chef des services numériques d’Encore. « Ils ont dû pivoter très, très rapidement afin de devenir virtuels pendant la pandémie et doivent maintenant revenir à leur situation initiale. Ils n’ont pas eu le temps de respirer. Nous voulons offrir des solutions leur permettant de réduire leur stress. » L’équipe Encore propose des produits, des services et une expertise en matière de création, de production et de technologie. Grâce à sa présence mondiale, l’équipe Encore est en mesure d’aider les planificateurs, qu’ils aient besoin d’un service à la carte ou de bout en bout, ou encore d’un événement en présentiel, hybride ou virtuel.

Soulager le stress lié à la réduction du personnel, à l’alourdissement de la charge de travail et à l’évolution des responsabilités

« Il est difficile d’être un planificateur à l’heure actuelle, car le rôle a changé durant la pandémie », explique M. Vaskelis. « Les normes de production et le contenu d’une réunion sont plus exigeants. En raison de nombreux facteurs, il y a moins de temps pour les organiser et les attentes sont plus élevées. Les planificateurs doivent également assumer un plus grand nombre de responsabilités. ».”

En plus de la recherche de sources d’approvisionnement et de contrats, les organisateurs d’événements peuvent désormais superviser la production d’événements virtuels et les stratégies d’engagement du public. Mais même s’ils ont toutes ces nouvelles responsabilités, de nombreux chefs d’équipe d’événements sont contraints de les gérer avec moins de personnel, en raison de la « Grande Démission » et d’autres facteurs indépendants de leur volonté.

L’une des solutions est la plateforme événementielle Chime Go, une option de service complet offrant aux organisateurs d’événements la possibilité de déléguer la technologie d’engagement, la création, la personnalisation et la gestion de la plateforme événementielle à l’équipe Encore. Ce produit idéal pour les appareils mobiles résout de nombreux problèmes de communication et d’orientation communs aux réunions en présentiel de petite et moyenne envergure.

Faire face aux attentes du public et aux exigences professionnelles accrues

Vaskelis souligne qu’il y a un fossé énorme entre une réunion Zoom et une conférence. « Il y a un certain point où le contenu de la réunion va au-delà de ce qui est présenté par un présentateur. C’est là que l’engagement commence à jouer un rôle plus important. »

« La vidéoconférence est parfaite lorsque vous vous réunissez virtuellement et que vous avez seulement besoin de collaborer ou d’écouter quelqu’un parler », explique Vaskelis. De même, si vous vous réunissez en personne et que vous avez moins de 10 personnes, vous pouvez gérer la diffusion de l’information par une invitation dans le calendrier. « Mais dès que le nombre de participants atteint deux chiffres, il devient utile de disposer d’un autre endroit où les participants peuvent trouver des informations sur la réunion », ajoute M. Vaskelis. Chime Go est une solution pratique parce qu’elle offre des fonctions efficaces conçues pour améliorer l’expérience de la réunion, notamment un ordre du jour et des images de cartes, la possibilité de soumettre ou de voter des questions, de prendre des notes, de participer à un forum et d’ajouter des bannières afin de promouvoir les commanditaires ou les levées de fonds. C’est un excellent choix lorsque vous avez besoin d’un site pour informer et dialoguer avec un public, avant et pendant la réunion, lorsqu’ils ont besoin de consulter des informations ou de se référer au programme à mesure qu’il change. »

Alléger les contraintes liées à la gestion des réunions virtuelles

Pendant la pandémie, Encore a ajouté la fonction de vidéo à distance à la plateforme Chime. « C’est ainsi que nous avons organisé la majorité de nos événements virtuels », explique M. Vaskelis. « Maintenant, cette même plateforme en salle permet d’organiser des événements de deux manières : Un engagement léger avec Chime Go ou une plateforme d’engagement complet pour les participants virtuels et en salle avec la technologie du second écran (Chime Live). »

Vaskelis explique que Chime Go a été intentionnellement construite comme une solution de service complet visant à soulager la pression que les planificateurs peuvent ressentir dans la gestion d’éléments hybrides ou virtuels d’un événement en plus de l’expérience en présentiel. Mais contrairement à d’autres plateformes événementielles dans lesquelles les éléments peuvent être assemblés maladroitement ou à la hâte, lorsque vous choisissez Encore et la plateforme Chime Go, vous êtes soutenu par nos équipes de production et de technologie expérimentées. Cela garantit une expérience transparente et intégrée permettant aux organisateurs d’en faire plus tout en gérant moins de ressources avec une équipe en qui ils peuvent avoir confiance.

La plateforme événementielle Chime Go propose également une vidéo à faible latence pour les événements hybrides et virtuels. Cela signifie que toute personne regardant le contenu diffusé en continu le verra dans un délai de deux à cinq secondes à partir du moment où il est diffusé. Il s’agit d’une amélioration importante par rapport au temps de latence standard du secteur, qui est de 45 secondes, car cela signifie que les participants en présentiel et à distance peuvent interagir en temps réel. Les participants peuvent également discuter en même temps que le flux vidéo et ajouter des émojis.

Un autre avantage à utiliser Chime Go est sa flexibilité. « Nous avons commencé avec un outil d’engagement en présentiel et avons ajouté des capacités virtuelles », précise Vaskelis. « Il s’agit donc d’une forme d’assurance au cas où vous devriez ajouter ou passer au virtuel ». Ceci est important dans un environnement où de multiples facteurs peuvent perturber les réunions et les événements.

Simplifier le processus de planification

Chime Go simplifie le processus de planification en fournissant une équipe qui gère, produit et dépanne la technologie. C’est la solution idéale pour les réunions en présentiel où vous avez besoin d’un agenda et d’un outil de communication durables et sans papier. Si les délais sont un défi, Chime Go peut également être la meilleure solution car elle peut être mise en place en trois jours seulement*. Cette solution convient parfaitement aux réunions de petite ou moyenne envergure et offre aux participants une expérience soignée et professionnelle. Elle offre également des outils d’engagement, comme la possibilité pour les participants de poser des questions, de noter les contributions des autres et de prendre part à des sujets de forum déterminés par les organisateurs de l’événement.

Chime Go fonctionne bien dans les scénarios d’événements en présentiel, hybrides ou virtuels. Ainsi, la plateforme aide les planificateurs à créer un plan B pour leurs réunions, car il est possible de passer à un autre format d’événement si nécessaire. Les membres de l’équipe Encore peuvent prodiguer des conseils sur la façon de rendre la transition harmonieuse et recommander la manière d’obtenir la meilleure expérience pour les participants en fonction du format. L’équipe Encore propose des consultations gratuites si vous souhaitez organiser une réunion pour discuter de vos besoins spécifiques. Elle fournit également des solutions événementielles complètes pour une variété de formats et de technologies.

Dans un monde où il y a encore tant d’incertitudes, n’est-il pas bon de savoir que vous pouvez vous tourner vers Encore pour obtenir des conseils, de l’expertise et des solutions flexibles afin de réduire votre stress ?

* Les délais de mise en œuvre peuvent varier dans certaines régions.

Solutions de plate-forme en fonction des délais d’exécution

L’une des façons les plus simples de choisir une plate-forme d’événements hybride est de déterminer le temps dont vous disposez pour l’organiser. Voici ce que nous suggérons. Si vous voulez de l’aide pour choisir une plate-forme, ou si vous avez besoin d’aide pour mettre en place et faire fonctionner une plate-forme que vous avez déjà choisie, Encore peut aussi vous aider. Contactez-nous pour une consultation gratuite.

L'impact de la RA sur les réunions et les événements

Amélioration de l'expérience des participants

Mise en valeur des profils de marque

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Des analyses approfondies pour suivre l'engagement de la RA et le retour sur investissement

Planifiez votre événement !

Le défi ultime

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Principales conclusions du sondage Encore Planner Pulse de l'hiver 2022

La connexion humaine et l'engagement sont les valeurs les plus influentes pour les événements en présentiel

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La plupart des planificateurs s'attendent à ce que leur auditoire s'élargisse cette année

Six planificateurs sur dix verront leur budget augmenter - en raison de la nourriture et des boissons, du prix des salles et des coûts de transport.

La DE&I est un domaine d'action important en matière d'ESG

Une planification de réunions basée sur les connaissances pour des expériences plus engageantes

Une plateforme événementielle offrant des solutions de bout en bout

Gestion de programmations événementielles complexes

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Améliorez le parcours d'apprentissage de vos participants

Proposez un contenu de qualité avant, pendant et après l'événement

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Comment faire durer les conversations en lien avec la conférence

Obtenez des informations clés pour améliorer en permanence vos événements

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Une solution rationalisée pour les événements

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Comment les murs LED créent-ils des environnements plus attrayants et immersifs ?

Une solution technologique pour tous les types et formats de réunions

Les avantages des murs LED par rapport aux projecteurs

1. Créez une production de haut niveau

2. Rehaussez l'ambiance

3. Augmentez la visibilité de vos commandites

4. Donnez le ton avec de la musique

5. Proposez un contenu mémorable

6. Protégez-vous contre les interruptions de réseau Internet

Des attentes dynamiques exigent des solutions dynamiques

1. Augmentez l'engagement de votre auditoire

2. Améliorez votre programmation

3. Élargissez vos possibilités de commandites

4. Optimisez les occasions de réseautage

5. Obtenez des informations et données précieuses

6. Impressionnez les participants avec de l'information utile et pertinente

Intégration de capacités numériques dans une plateforme événementielle

Étape 1 : Effectuez vos recherches – Examinez les autres événements eSports

Étape 2 : Quel type d’événement souhaitez-vous organiser?

Étape 3 : Quelles sont les exigences essentielles relatives à votre événement?

Étape 4 : Quel est votre budget?

Étape 5: Commercialisez votre événement

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