Faire état des moments intangibles ayant contribué à la magie d’un événement peut s’avérer décourageant. Quel est le meilleur moyen de démontrer l’impact de l’événement aux parties prenantes n’ayant pas vu l’effervescence électrique, l’excitation des participants et la qualité des liens établis ? C’est là qu’interviennent ROI et RCP – votre duo dynamique pour mesurer les différentes étapes de l’événement et impressionner vos dirigeants au-delà des feuilles de calcul et du nombre de participants.
Collectivement, ces informations peuvent :
- Démontrer le succès financier d’un événement
- Fournir aux parties prenantes et aux commanditaires de l’information claire et précise sur la valeur ajoutée que vos expériences apportent à l’organisation.
- Servir d’aide-mémoire sur les points forts et les points à améliorer pour obtenir de meilleurs résultats lors d’événements futurs.
- Contribuer à l’engagement et à la satisfaction des participants – l’indicateur clé de performance (ICP) le plus important pour déterminer si un événement est réussi ou non, selon le dernier sondage Planner Pulse.
- Servir d’aide-mémoire sur les points forts et les points à améliorer pour obtenir de meilleurs résultats lors d’événements futurs.
ROI (Return on Investment) measures the amount of money gained or lost from an event.
_____________________________
ROE (Return on Experience) measures an event’s value from the perspective of participants, sponsors, and organizers. ROE tracks outcomes related to thoughts, feelings and behaviors.
ROI et RCP d’événements : Comment bien maîtriser les indicateurs
Afin de mesurer avec précision le ROI et le RCP, vous devrez prendre en compte des paramètres tangibles et intangibles. Du rendement financier aux aspects qualitatifs comme la satisfaction des participants, le fait de savoir ce qu’il faut suivre – et comment – permet de mettre en lumière les nombreuses facettes de l’expérience de votre événement.
Voici quelques indicateurs communs suivis par vos pairs pour chaque catégorie.
Indicateurs de ROI
Indicateurs financiers
- Revenus générés par l’événement.
- Coût de l’organisation de l’événement.
- Marges de profit.
Génération de pistes
- Nombre de pistes générées pendant l’événement.
- Taux de conversion des pistes en clients.
Données sur les commandites
- Nombre de pistes générées pour les commanditaires.
- Estimation des impressions de l’affichage publicitaire, en tenant compte de la fréquentation du site, de la visibilité de l’affichage et de la durée d’exposition.
Coût par participant
- Calcul des frais encourus par participant.
Indicateurs de vente
- Augmentation des ventes résultant de l’événement.
- Coûts d’acquisition de clients.
Portée du marketing
- Mesure de l’impact de l’événement sur la notoriété de la marque.
- Impressions et engagement dans les médias sociaux.
Indicateurs de RCP
Expérience des participants
- Niveau de satisfaction des participants.
- Retour d’information sur les activités et le contenu de l’événement.
Succès en matière de réseautage
- Number of new connections made.
- Qualité des opportunités de réseautage.
Impact éducatif
- Efficacité des sessions de formation.
- Connaissances acquises par les participants.
Engagement des participants
- Niveaux d’interaction pendant l’événement.
- Participation aux discussions et aux activités.
Rétention du message
- Sondages/évaluations post-événement.
- Niveaux d’interaction pendant les sessions.
Perception de la marque
- Comment l’événement améliore l’image de la marque.
- Perception des valeurs de l’organisation.
Développement de communauté
- Croissance et engagement de la communauté de l’événement.
- Promotion de relations à long terme.
ASTUCE DE PRO: Vous ne savez pas encore comment mesurer le RCP ? La plupart des planificateurs mesurent le RCP à l’aide de sondages auprès des participants et du taux de participation, selon le dernier
sondage Planner Pulse.
Affichez vos résultats :
Stratégies d’amélioration du ROI et du RCP
Poser les bonnes questions au cours du processus de planification de l’événement peut vous aider à identifier les possibilités d’accroître les retours sur investissement dans chaque domaine.
Questions essentielles
- Quels sont les buts/objectifs de l’événement ?
- Quel est l’auditoire visé ?
- Quel est mon budget ?
- Quels sont les indicateurs clés de performance de mon événement ?
Ces questions vous aideront à définir les « objectifs » de votre événement, afin que vous puissiez mettre en place une stratégie efficace. Nous allons maintenant nous pencher sur les pratiques exemplaires qui vous permettront de franchir les prochaines étapes.
Conseils pour obtenir un retour sur investissement élevé
Fixer des objectifs clairs
Définissez des objectifs spécifiques et mesurables pour l’événement. Alignez les objectifs sur la stratégie globale de l’entreprise.
Cibler le bon auditoire
Identifiez et ciblez l’auditoire correspondant à l’objectif de l’événement. Adaptez les efforts de marketing en vue d’atteindre les participants à forte valeur potentielle.
Établir une budgétisation efficace
Établissez un budget complet tenant compte de tous les aspects de l’événement. Allouez les ressources judicieusement, en vous concentrant sur les domaines présentant le meilleur retour sur investissement potentiel.
Optimiser les opportunités de parrainage
Forgez des partenariats stratégiques avec des commanditaires en phase avec l’auditoire cible. Maximisez l’exposition des commanditaires par le biais de divers canaux.
Maximiser la technologie
Tirez parti de la technologie événementielle pour suivre les indicateurs clés et vous préparer à une exécution exceptionnelle. Il s’agit d’une pratique exemplaire très répandue: 83% des planificateurs estiment que l’utilisation d’une technologie offrant des expériences immersives améliore le retour sur investissement de leurs événements.
Analyser les données recueillies
Utilisez l’analyse de données pour mesurer et suivre les indicateurs de retour sur investissement. Collectez des informations afin d’affiner vos stratégies pour les événements à venir.
Conseils pour obtenir un RCP élevé
Approche centrée sur les participants
Identifiez les besoins et les préférences des participants. Adaptez l’expérience de l’événement pour répondre aux divers intérêts des participants.
Contenu engageant
Élaborez un contenu pertinent et attrayant. Incorporez des éléments interactifs, des ateliers et des possibilités de réseautage.
Facilitation du réseautage
Organisez des séances de réseautage structurées. Mettez en place des outils tels que les fonctions de réseautage de Chime Live℠ pour faciliter la mise en relation des participants.
L’innovation au service de la technologie
Introduisez des expériences uniques et mémorables. Envisagez d’incorporer des technologies et des éléments expérientiels faisant appel aux cinq sens afin de rendre votre événement inoubliable.
Valeur éducative
Veillez à ce que les sessions éducatives et les présentateurs soient de grande qualité. Encouragez les séances de questions-réponses et les discussions.
Engagement post-événement
Continuez à susciter l’engagement après l’événement grâce à des courriels et des sondages de suivi. Créez une plateforme communautaire pour les discussions en cours et le réseautage.
Retour d’expérience
Recueillez les commentaires pendant et après l’événement. Servez-vous de ce retour d’information pour apporter des améliorations continues aux événements futurs.
Développement de la communauté
Favorisez un sentiment d’appartenance à une communauté parmi les participants. Encouragez la collaboration et le partage d’expériences.
La combinaison de ces stratégies peut contribuer à faire de votre événement un catalyseur de relations à long terme, de fidélité à la marque et de succès continu dans le monde dynamique de l’organisation d’événements.
Le choix d’un partenaire de production événementielle à services complets, tel qu’Encore, peut s’avérer une partie inestimable de votre parcours. Faites appel à des experts pour vous aider à définir votre stratégie événementielle et à fournir des solutions créatives, de production et technologiques complètes afin d’atteindre vos objectifs en matière de retour sur investissement et de RCP.
Nous serions ravis de collaborer à l’organisation d’un événement capable de toucher à la fois votre auditoire et vos résultats financiers.
Cliquez ici pour obtenir une consultation gratuite !
Le service Internet est le fil conducteur qui relie les différents éléments d’un événement afin d’offrir une expérience sans faille, d’assurer la satisfaction des participants et de gérer les coûts. C’est pourquoi il est important d’engager un partenaire pour fournir des services internet dédiés.
Tout comme une assurance vous protège contre les pertes en cas d’accident, un partenaire spécialisé dans les services Internet peut éviter que l’insatisfaction des participants ne se traduise par une perte de temps ou d’argent :
- Pannes et ralentissements de l’Internet
- Défaillances techniques
- Commandes excessives ou insuffisantes de bande passante
- Frustration des participants due à des problèmes techniques
- Vol d’identité par Wi-Fi
Les clients demandent souvent des solutions numériques telles que des applications, des agendas et des documents à distribuer pour améliorer l’expérience des participants. Les participants peuvent essayer d’accéder à ces outils sur plusieurs appareils ; chaque personne peut avoir 3.6 appareils/connexions. Le fait d’avoir un partenaire Internet dédié à votre événement vous permet d’avoir l’esprit tranquille en ce qui concerne les problèmes de connexion qui pourraient survenir.
« [Encore] est l’une des seules sociétés de services réseau existantes à se concentrer exclusivement sur les événements », a partagé Alex Wedesky, directeur des services Internet d’Encore. « Nous savons que les événements ne se déroulent pas uniquement entre 9 h et 17 h, du lundi au vendredi ». Cela signifie que les clients bénéficient d’un service à la clientèle toujours disponible.
Les avantages d'un partenariat
Le fait de disposer d’une assistance technique dédiée sur place vous permet d’offrir des solutions Internet proactives aux participants.
« Même si vous ne pouvez pas voir le Wi-Fi, c’est comme les molécules dans l’air. Il ne peut y en avoir qu’un certain nombre dans un même espace avant qu’elles ne débutent leur collision. » Lorsque plusieurs réseaux entrent en collision, les pages web ne se chargent pas et les utilisateurs ont du mal à se connecter.
Comme Encore surveille la santé du réseau et la vitesse de la bande passante, les techniciens sur site peuvent détecter un problème avant qu’il ne se produise. Avant que le salon professionnel ne débute, les techniciens Encore travailleront avec les exposants afin de s’assurer que les réseaux personnels sont correctement configurés et qu’ils sont confinés de manière à éviter toute interférence.
Les partenaires Internet fournissent des outils, des stratégies et une assistance technique
Comment connaître la quantité de bande passante requise pour votre événement ? Encore propose un calculateur de bande passante pour s’assurer que les clients disposent toujours de la quantité nécessaire à leurs besoins. L’équipe Encore élabore ensuite une stratégie pour chaque composante de l’événement qui nécessite un accès au réseau afin d’éviter les problèmes techniques.
Par exemple, si l’Internet est commandé en tant que réseau partagé pour la conférence, les appareils des participants, le contenu diffusé en direct et les vidéos des présentateurs seront tirés de la même source. Il peut en résulter des problèmes de lecture des vidéos, de chargement des sondages et provoquer l’impatience des participants.
Pour résoudre ce problème, Encore consulte ses clients en vue de déterminer les éléments de l’événement à prioriser et de répartir la bande passante en conséquence. Cela permet d’éviter que l’utilisation des participants n’interfère avec des éléments tels que la vidéo en continu ou les flux en direct.
Les partenaires de services Internet apportent une valeur ajoutée et des informations sur l'auditoire
L’internet est un investissement. Lorsque vous achetez 500 Mo, vous voulez savoir si vous les avez utilisés. C’est une autre façon pour les fournisseurs spécialisés d’apporter de la valeur ajoutée : en offrant des informations sur l’utilisation de l’internet et le comportement de l’auditoire.
Alors que le prix de l’Internet diminue, les moyens de rapporter et de traiter ces données deviennent plus coûteux. C’est pourquoi Encore aide les professionnels des réunions et des événements à analyser les données afin de mieux gérer les coûts.
« Nous fournissons des analyses perspicaces pour que [vous] sachiez ce que [les clients] doivent faire en vue d’une réussite à long terme », déclare Wedesky. « Ils apprennent des choses sur les participants qu’ils ne connaîtraient pas autrement.
Le système de contrôle d’accès Aptilo d’Encore permet de surveiller en temps réel l’utilisation de la bande passante pour les événements des clients. Grâce à cet outil, Encore peut fournir à ses clients des rapports percutants sur la bande passante après l’événement, afin d’obtenir des informations telles que :
- Combien de bande passante a été utilisée ?
- Périodes durant lesquelles les pics ont été enregistrés
- Où se dirigeait la majeure partie du trafic (ressources de l’événement, médias sociaux, etc.)
De l’analyse des utilisateurs à l’installation complète de l’internet en passant par le dépannage d’urgence sur place, les fournisseurs de services internet spécialisés proposent des solutions complètes offrant un soutien essentiel et une tranquillité d’esprit.
« Les choses évoluent », explique M. Wedesky. « Il est important d’avoir un partenaire capable de gérer ces changements avec vous ».
Comment améliorer l’apprentissage, la mémoire et l’humeur grâce à la connexion transversale de nos sens
Le chef-d’œuvre de Marcel Proust, À la recherche du temps perdu, débute avec le narrateur qui apprécie le goût, le toucher et l’odeur d’un biscuit trempé dans du thé. Cette simple expérience multisensorielle le transporte dans son enfance et donne le coup d’envoi d’une aventure épique en plusieurs volumes. De la même manière, ce que les participants touchent, goûtent et sentent lors de votre événement peut évoquer des souvenirs et des émotions positives, rendant votre événement inoubliable.
Il existe un lien profond entre ce que nous percevons par nos sens et la manière dont nous apprenons, dont nous ressentons les émotions et dont nous nous comportons avec les autres. Pensez aux bébés et aux jeunes enfants. Lorsqu’ils sont contrariés, ils sont réconfortés par le toucher ou l’emmaillotage. Lorsqu’ils sont curieux de savoir ce qu’est un objet, ils le mettent dans leur bouche. Et leur volonté de manger quelque chose est directement proportionnelle à son odeur. Il est clair que lorsque nous étions petits, nous apprenions à connaître le monde en le touchant, en le goûtant et en le sentant. Nous sommes maintenant plus âgés, mais ces sens nous renseignent toujours sur la façon dont nous percevons les environnements, les personnes et les expériences. C’est pourquoi il est essentiel d’intégrer des informations sensorielles dans votre événement. Dans la première partie de notre série, nous avons partagé la manière dont le son affecte l’engagement de l’auditoire. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la manière dont le toucher, le goût et l’odorat peuvent être intégrés à la conception de votre événement afin d’en améliorer l’expérience.
L'effet du toucher sur les connexions sociales et l'apprentissage
Le toucher est l’un des moyens par lesquels les gens manifestent leur affection les uns envers les autres. Le toucher libère des substances chimiques de « bonheur« , comme la sérotonine, dans notre cerveau. Pensez au nombre de câlins que vous donnez et recevez lors d’une conférence; c’est un rituel de cohésion sociale qui a le pouvoir d’améliorer votre humeur.
Le toucher nous permet également de nous engager plus profondément dans le contenu de la conférence. Pensez à la technologie du second écran, telle que la plateforme Chime Live, qui permet aux participants d’utiliser des iPads pour agrandir et réduire les diapositives, revenir en arrière dans la présentation et poser des questions aux présentateurs. En donnant aux participants quelque chose à quoi s’accrocher, on les éloigne de leur téléphone et on les aide à se concentrer sur ce qui est présenté sur scène.
Les sensations tactiles nous aident également à nous connecter de manière ludique avec les autres. Avez-vous déjà vu un auditoire s’engager avec un Microphone lançable Catchbox ? L’action de lancer le micro et de le rattraper suscite de nombreux rires et sourires ; c’est une manière amusante de bousculer les attentes en matière de réactions de l’auditoire et de questions-réponses avec les présentateurs.
Les expériences immersives gagnent également à inclure des expériences d’apprentissage tactiles. Par exemple, les entreprises utilisent de plus en plus la technologie de la réalité virtuelle (RV) pour les formations en milieu professionnel. L’utilisation de la réalité augmentée (RA) et des technologies de réalité mixte est un autre moyen efficace d’améliorer la compréhension de l’apprentissage. Des recherches ont révélé que les expériences de RA bien conçues cultiver les compétences en matière de résolution de problèmes, améliorer les résultats d’apprentissage et aider les gens à se sentir mieux face à des concepts complexes. Et l’utilisation de la réalité mixte elle augmente la satisfaction de l’apprenant à l’égard du contenu, de la technologie et des environnements d’apprentissage, plus encore que la ludification. En fait, ces outils éducatifs multisensoriels améliorent non seulement l’expérience d’apprentissage, mais ils augmentent également l’interactivité globale et l’engagement vis-à-vis du contenu.
Pour en savoir plus, consultez le guide « Exploiter le potentiel du toucher grâce à la technologie », disponible en téléchargement ici.
L'effet du goût sur l'expérience et la mémoire
Les professionnels expérimentés de l’événementiel prennent des photos de la façon dont les chefs présentent leurs plats et intègrent ce niveau de détail dans les menus de l’événement. La raison pour laquelle cela est important est que l’aspect des aliments influe sur leur goût. Cette constatation est confirmée par des recherches qui suggèrent également que la clé de la conception d’une expérience culinaire mémorable est de la rendre multisensorielle.
Par exemple, la musique d’ambiance et le bruit de fond influencent la consommation de la nourriture. Une musique à faible volume détend les gens et les incite à consommer davantage d’aliments sains, alors que dans un environnement bruyant ou sans musique, les gens sont plus enclins à s’exciter et à chercher des aliments malsains pour (sur)consommer.
Un conseil à prendre en compte lors de votre prochain événement ? Faire jouer de la musique classique, pop ou cinématographique pour détendre les participants pendant le repas. Cela peut aider à prévenir les comportements léthargiques et déconcentrés de l’auditoire après le repas, qui peuvent résulter d’une surconsommation d’aliments malsains.
Avec la solution Encore Music, vous pouvez choisir une liste de lecture personnalisée et sous licence de tous genres, afin d’inciter les participants à faire des choix bénéfiques pour leur santé – et pour le niveau d’engagement de votre programmation.
L'influence de l'éclairage sur la satisfaction des repas
Dans une autre étude, les chercheurs ont constaté que l’éclairage peut avoir une incidence sur tout, de l’humeur jusqu’au choix des repas, Dans une autre étude, les chercheurs ont constaté que l’éclairage peut avoir une incidence sur tout, de l’humeur au choix des repas, les convives assis à des tables faiblement éclairées éprouvant souvent un plus grand sentiment de satisfaction.
Les lampes de table LED sans fil sont un excellent moyen de créer ce type d’atmosphère. Tout en créant un environnement calme et peu éclairé, elles peuvent également changer de teinte pour créer une douce lueur de couleur renforçant le thème de votre événement. Il suffit d’utiliser une télécommande IR ou une commande sans fil pour modifier leur teinte à volonté.
Ce que les professionnels des réunions et des événements peuvent retenir de cette étude, c’est qu’en choisissant intentionnellement l’éclairage et la musique, ils peuvent améliorer l’expérience gastronomique de leur auditoire sans dépenser plus d’argent pour la nourriture et les boissons elles-mêmes.
L’un des moyens de transformer un repas en une expérience mémorable est d’y intégrer des technologies tactiles et visuelles. Par exemple, les menus interactifs peuvent rassurer les personnes souffrant d’allergies alimentaires ou leur indiquer comment assembler un plat avec le reste des convives. Ou encore, vous pouvez subtilement créer une ambiance et améliorer la présentation des plats en tapissant une table de buffet de lampes de table LED colorées. Si vous voulez vraiment impliquer les participants, envisagez d’utiliser une projection graphique ciblée pour créer une expérience culinaire intégrant le thème de l’événement dans le repas lui-même. Par exemple, des projections sur table de la vie marine ou de scènes de jardin pourraient relier ce qui se trouve dans l’assiette à des écrans vidéo à 360 degrés entourant les participants, transportant votre auditoire hors de la salle de bal et dans un environnement immersif extraordinaire.
Pour plus d’idées sur la création d’expériences immersives axées sur le goût, téléchargez notre guide Fusion gastronomique en cliquant ici.
Comment les arômes affectent la mémoire et l'humeur
Les arômes sont traités par les mêmes parties du cerveau que celles qui gèrent l’apprentissage associatif et les émotions. C’est la raison principale pour laquelle ce sens affecte le comportement, l’humeur, la mémoire et les performances au travail.
Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi les agents immobiliers encouragent les vendeurs de maisons à préparer des biscuits ou à exposer des pommes lors des visites libres ? C’est parce qu’ils savent que certaines odeurs détendent, attirent les gens et les mettent dans un état d’esprit réceptif. Vous pouvez faire la même chose lors de votre événement en utilisant des huiles essentielles ou un appareil d’aromathérapie pour parfumer subtilement une salle. Vous pouvez également utiliser des éléments naturels tels que des fleurs ou des branches pour créer un décor qui éveille l’odorat.
Alignez les parfums que vous déployez sur le comportement souhaité de votre auditoire. Par exemple, une étude japonaise récente a révélé que la diffusion d’une odeur de citron dans un bureau améliorait la concentration et les performances des employés, réduisant les erreurs de 50 % et augmentant la productivité de 54 %. Le citron serait un arôme idéal pour la planification stratégique ou les séances de formation. Des recherches ont montré que le romarin réduit le taux de cortisol dans le sang, ce qui en fait un parfum phénoménal à utiliser pour réduire le stress et aider les participants à se détendre.
Pour en savoir plus sur l’utilisation des odeurs, téléchargez notre guide, Narration olfactive : Création d’expériences mémorables ici.
Pourquoi les événements multisensoriels sont-ils importants ?
L’éducation et le réseautage demeurent les principales raisons pour lesquelles les gens participent à des événements. Toutefois, la pandémie a modifié le comportement des participants. Les auditoires ont des attentes différentes quant à la manière dont ils veulent s’engager et sont avides d’environnements non traditionnels.La conception d’événements multisensoriels répond à tous ces besoins en utilisant des méthodes éprouvées pour solliciter les zones du cerveau qui aident les gens à se détendre, à apprendre, à se connecter, à apprécier et à se souvenir de ce qu’ils vivent sur place.
Vous souhaitez apprendre à exploiter tous les sens ? Cliquez ici.
Lorsqu’il s’agit de choisir votre site événementiel, la visite de site est l’une des étapes les plus cruciales. Elle vous permet non seulement d’entrer physiquement dans l’espace et de visualiser votre événement, mais également de poser des questions pertinentes à l’équipe de votre site potentiel.
Malheureusement, beaucoup d’entre nous sont occupés à régler les détails des contrats d’espace et les minimums de nourriture et de breuvages, de sorte que le temps que nous passons avec les fournisseurs d’audiovisuel est souvent écourté. Lors de votre prochaine visite de site, n’oubliez pas de consacrer un peu de temps à votre partenaire audiovisuel et de lui poser les questions suivantes afin d’assurer la réussite de votre événement.
Que recommanderiez-vous pour accroître l’impact de mon événement en fonction de mon budget ?
Si vous ne deviez poser qu’une seule question, ce serait celle-ci. En tant que planificateurs, nous avons bien sûr des idées dès le départ avec un tableau d’inspiration – mais personne ne connaît mieux l’espace que l’équipe chargée de l’expérience événementielle sur place. Lors de votre visite de site, discutez de votre vision et demandez ce que l’équipe ferait pour la concrétiser dans le cadre de votre plan et de votre budget.
Parce qu’ils ont travaillé sur de nombreux événements dans l’espace même où vous vous trouvez, ces professionnels peuvent s’inspirer de votre plan initial et l’améliorer, qu’il s’agisse de gréer les écrans différemment pour créer de nouveaux points de vue ou d’essayer de nouveaux plans de salle. Cette discussion peut changer l’orientation de votre événement et le propulser vers de nouveaux sommets.
Quels autres services offrez-vous ?
De nos jours, les sociétés d’audiovisuel couvrent bien plus de domaines que l’audiovisuel. Avec la téléconférence, la conception de contenu et l’internet événementiel, la même entreprise sera probablement en mesure de vous fournir presque tout ce dont vous avez besoin pour votre événement. Ainsi, avant d’entamer le processus fastidieux de recherche de devis pour des technologies supplémentaires, assurez-vous d’explorer la possibilité de faire appel à votre partenaire interne.
Existe-t-il de nouvelles technologies attrayantes que nous pourrions utiliser ?
C’est le vieux dicton « si vous ne demandez pas, vous ne pouvez pas savoir ». La technologie évolue rapidement, et il se peut que votre partenaire propose quelque chose de nouveau. Il s’agit peut-être d’une nouvelle application d’engagement mobile pouvant présenter la valeur ajoutée de la réunion à vos parties prenantes. Votre fournisseur sera ravi de vous parler de tous ses produits et services – vous n’avez qu’à demander !
Qui sera mon point de contact et quel sera son degré de participation ?
N’attendez pas d’avoir signé un contrat pour poser cette question (ou pire, d’être en situation de crise le jour même). Demandez d’emblée quelle est la taille de l’équipe et qui s’occupera des différentes composantes de votre réunion. Il est également utile de savoir si l’ensemble de l’équipe sera sur place ou s’il existe une équipe délocalisée (par exemple, dans le cas de l’internet), afin que vous sachiez exactement à quoi vous en tenir avant la réunion.
De quelles informations avez-vous besoin ?
La communication est une voie à double sens, et il se peut que votre partenaire ait des questions à vous poser pour faire germer de nouvelles idées. Veillez à ouvrir le dialogue et à vous assurer que votre partenaire ait une parfaite compréhension de ce que vous tentez d’accomplir, afin d’éviter toute complication par la suite.
Informations à retenir
En posant ces questions à votre partenaire événementiel lors de votre visite de site, vous pourrez vous fier à votre décision lors de la sélection du site, et vous assurer que l’événement se déroulera sans accroc dès le départ, avec une équipe comprenant bien vos objectifs.
Des effets sonores à un audio ciblé, apprenez à optimiser l'expérience des participants.
Les sons provoquent de fortes émotions. Les effets sonores d’un film nous remplissent d’anticipation ou de surprise. Une chanson à la radio a le pouvoir de nous transporter instantanément dans une autre époque et un autre lieu. À l’inverse, l’absence de son nous fait décrocher. Et lorsque la qualité du son est réduite, cela affecte négativement la capacité des gens à communiquer, à apprendre et à se concentrer. C’est pourquoi l’engagement sonore est un outil puissant dans l’arsenal de tout professionnel de la réunion ou de l’événement.
Selon les Instituts nationaux de la santé, lorsque les gens entendent un son, cela « allume » les zones du cerveau impliquées dans l’émotion, la mémoire et même le mouvement physique. C’est pourquoi une musique soigneusement choisie, des séquences vidéo et un son de haute qualité bien produit amplifient l’impact émotionnel de la programmation d’une conférence et la rendent plus mémorable. Voyons comment l’intégration du son et l’implication de l’ouïe des participants peuvent enrichir les événements sur place.
Vous voulez un aperçu approfondi des stratégies audio permettant d’améliorer l’expérience des participants ? Téléchargez notre guide gratuit pour obtenir davantage d’astuces et de conseils avisés.
Aux États-Unis, une personne sur huit âgée de plus de 12 ans souffre d’une perte auditive dans les deux oreilles. Près de 10 % des adultes âgés de 55 à 64 ans souffrent d’une perte auditive invalidante. C’est pourquoi il est important de ne pas négliger la façon dont vous employez les outils audio traditionnels pour vos événements. Il convient d’utiliser le bon type d’amplification dans l’ensemble de vos espaces événementiels afin de fournir un son de haute qualité..
Les outils et technologies sonores traditionnels comprennent :
- Haut-parleurs
- Microphones
- Moniteurs
- Mixeurs audio
- Sous-titrage
- Traduction simultanée
En vue de faciliter la compréhension, envisagez de sous-titrer l’audio de l’événement pour l’auditoire en présentiel. Cela aidera non seulement les personnes malentendantes, mais aussi les personnes dont l’anglais n’est pas la langue maternelle. La traduction simultanée, qu’elle soit générée par l’IA ou qu’elle fasse appel à un traducteur en chair et en os, est indispensable pour les réunions internationales.
Créer une ambiance à l'aide de la musique
La musique définit les attentes de l’auditoire et influence son humeur. Par exemple, un air de jazz ambiant peut aider les participants à se détendre avant d’aborder des sujets difficiles. Si vos collaborateurs ont passé la journée assis en réunion, la musique de danse peut les motiver et les rendre enthousiastes à l’idée de participer aux activités de la soirée.
Pour tout événement public, la musique diffusée doit faire l’objet d’une licence en bonne et due forme. Votre abonnement à un service de diffusion en continu ne protégera pas, ni vous ni votre organisation, de toute responsabilité si vous êtes surpris en train de diffuser une liste de lecture personnelle.
Notre solution Encore Music élimine cet enjeu légal. Elle propose plus de 300 listes de lecture musicales sélectionnées et dûment autorisées pour une utilisation commerciale de la musique d’ambiance. Cette solution musicale libre de droits comprend également plus de 100 000 pistes, effets sonores et boucles pour des événements virtuels/hybrides et des stingers pouvant être édités et utilisés pour des vidéos, des graphiques animés et de la musique d’entrée/sortie de scène.
Combiner le son à d'autres sens afin de créer des événements plus inclusifs
Certaines technologies audio font appel au sens du toucher ainsi qu’à l’ouïe. L’un de ces outils technologiques est le microphone lançable Catchbox. C’est un moyen amusant de maintenir l’attention de votre auditoire. Les membres de l’auditoire peuvent se lancer le Catchbox plutôt que d’attendre que le micro leur parvienne. Comme les gens n’ont pas besoin de bouger de leur siège pour se faire entendre, il est plus facile pour les personnes souffrant d’un handicap physique ou pour les personnes introverties de participer à la conversation.
Exemples d'utilisation du son pour créer des expériences multisensorielles
Lorsque vous créez une expérience immersive, prêtez attention à la conception sonore. Les effets sonores et les indices fournissent des informations subtiles sur nos environnements et peuvent renforcer l’illusion recherchée. Par exemple, le bruit des vagues et des mouettes nous transporte à la plage ; les grillons nous rappellent les soirées d’été relaxantes.
L’utilisation de haut-parleurs suspendus à une structure de gréage permet d’obtenir une meilleure couverture sonore dans les grands espaces que les haut-parleurs posés au sol. Mais saviez-vous que cela vous permet également de créer un son directionnel ? Lorsque les sons se déplacent d’un haut-parleur à l’autre en séquence, l’auditoire est plongé dans un bain sonore se déplaçant d’un côté à l’autre de la salle. Cela permet d’accentuer les graphiques animés, les points clés de la présentation et de compléter le sentiment d’être dans un environnement dynamique.
L’audio ciblé permet de créer des zones sonores. Les musées l’utilisent souvent pour éduquer les gens lorsqu’ils regardent un objet spécifique. L’audio ciblé ne peut être entendu que dans un rayon restreint. Dès que vous sortez de ce cône sonore, l’audio disparaît. C’est une solution fantastique pour les événements commerciaux où l’on veut éviter que le son ne se propage d’un kiosque à l’autre.
La nouvelle génération d'engagement audio pour les événements
La technologie sans fil vous permet de créer des « conférences silencieuses », où les orateurs ne peuvent être entendus que par les membres de l’auditoire portant un casque. Les micros des présentateurs transmettent le son sans fil uniquement aux casques situés à proximité. Cela permet de réaliser plusieurs activations ou présentations dans un espace partagé. Lorsque les participants souhaitent passer à autre chose, ils peuvent changer la fréquence de leur récepteur ou retirer leur casque.
L’audio peut également être utilisé pour créer des expériences individuelles synchronisées. Les expériences MP3 d’Improv Everywhere Les participants téléchargent un MP3 et sont invités à apporter une courte liste d’objets à un emplacement spécifique. À l’heure prévue, ils écoutent le MP3, qui les guide à travers une série de messages et d’activités. Le résultat est une expérience de groupe ludique que chacun a le sentiment d’avoir contribué à créer.
Les avantages d'un partenariat avec des partenaires audio expérimentés
Un son de haute qualité est un élément fondamental de tout événement. Les gens ont besoin d’entendre ce qui se passe, sinon ils se désintéresseront du contenu. Un son de haute qualité aide les gens à se concentrer, à établir des liens et à s’amuser. C’est un outil essentiel à la création d’événements mémorables.
Un partenaire audio expérimenté veillera à ce que tous les présentateurs et participants puissent être entendus. Il peut aussi recommander des moyens amusants et inattendus d’impliquer l’auditoire sur le plan sonore, par exemple par le biais d’un son directionnel ou de signaux musicaux attirant l’attention. Mieux encore, si votre partenaire audio fait partie de la même équipe que votre fournisseur de technologie événementielle, vous pouvez dormir sur vos deux oreilles, sachant que tous les éléments de votre événement seront intégrés de manière fluide à votre vision et à vos objectifs. La conception d’expériences multisensorielles est ainsi simplifiée et davantage efficace.
Vous souhaitez en savoir plus sur l’exploitation des solutions audio pour concevoir des événements immersifs et inoubliables ? Téléchargez notre guide Symphonie sonore : Orchestration de connexions émotionnelles.
Cela arrive à tout le monde. La période des fêtes approche à grands pas et, avant même que l’on ne s’en aperçoive, nous serons déjà en novembre ! Pour nous, planificateurs d’événements, cela se traduit généralement par la tâche annuelle d’organiser un événement d’entreprise de fin d’année.
Nous voulons toujours que les parties prenantes et les participants soient satisfaits. Voici donc la question à un million de dollars : comment puis-je faire en sorte que mon événement soit différent de celui de l’année dernière ? Même si vous avez déjà réservé votre site événementiel, il n’est pas trop tard pour ajouter quelques idées supplémentaires afin que votre événement se distingue des autres et que vos invités en parlent encore durant l’année à venir.
Décors et thématique – La création d’un événement de fin d’année extraordinaire exige un mélange de flair imaginatif et de planification méticuleuse. La clé réside dans l’utilisation d’un thème et d’un décor soigneusement choisis pour imprégner les rassemblements d’une ambiance magique, qu’il s’agisse d’un pays des merveilles hivernal, d’une soirée festive intemporelle ou d’une réimagination contemporaine de la tradition. En associant habilement un concept thématique à un décor judicieusement conçu, vous pouvez transcender l’ordinaire et rehausser votre événement de fin d’année, en créant une expérience immersive dont les invités se souviendront pendant longtemps.
Et la lumière fut ! – En fonction de l’ampleur de votre événement – et de votre budget – l’éclairage est le moyen le plus simple et le plus efficace d’ajouter un décor à votre événement. Si votre liste d’invités est plutôt restreinte et intime, des guirlandes lumineuses de bon goût disposées au plafond constitueront une belle touche pour ajouter un effet de scintillement. En revanche, si vous disposez d’un grand espace pouvant accueillir un grand nombre de personnes, vous pouvez vraiment mettre le paquet et effectuer la projection graphique vidéo d’un arrière-plan hivernal enneigé sur les murs du site afin de créer une véritable atmosphère des fêtes.
Il faut que ça bouge – Qu’est-ce qu’une fête sans musique ? Cet événement est probablement le seul moment de l’année où tous les membres de votre entreprise pourront se défouler ensemble. Donnez à vos invités une raison de danser en leur proposant une liste de chansons qui les fera vibrer tout au long de la soirée. N’oubliez pas de vous protéger contre tout problème juridique en utilisant de la musique autorisée à être jouée en public. Les fournisseurs de musique de lecture, tels que Encore Music,incluent les droits de licence et de redevance appropriés. Il ne vous reste plus qu’à choisir la station (ce qui est déjà difficile !). Ou si vous recherchez quelque chose d’un peu plus spécial, optez pour un DJ ou un groupe de musique.
Une technologie innovante et branchée – Rehaussez votre réunion de fin d’année avec la technologie événementielle de pointe d’Encore. Des visuels époustouflants jusqu’à la projection graphique et des solutions de réalité augmentée jusqu’aux hologrammes, nous avons tout ce qu’il faut pour faire briller votre événement. Explorez les possibilités ici et rendez cette période des fêtes inoubliable.
Realité augmentée:
Ajoutez une touche de magie à votre événement grâce à un mélange parfait de charme traditionnel et de technologie de pointe. Les affiches RA et les centres de table d’Encore permettent aux invités de s’immerger dans l’esprit des fêtes grâce à leurs appareils mobiles. Il suffit de pointer votre appareil photo vers l’affiche pour assister à un spectacle éblouissant d’animations numériques et de graphiques animés qui donneront vie à votre message.
- Chasse au trésor RA: Concevez une chasse au trésor en RA où les utilisateurs suivront des indices ou des marqueurs virtuels pour trouver des cadeaux cachés ou des objets à thématique des fêtes dans leur environnement. Chaque découverte pourrait dévoiler une partie d’une histoire festive ou révéler une offre spéciale.
- Cartes de vœux RA: Concevez des cartes de vœux des fêtes qui, lorsqu’elles seront visualisées sur un téléphone portable, diffuseront des messages personnalisés, afficheront des animations 3D ou présenteront même une mini-pièce de théâtre virtuelle pour les fêtes.
Hologramme:
Ce n’est pas tout – faites un pas dans le futur avec notre technologie holographique, conçue pour créer une expérience numérique volumétrique réaliste, en temps réel ou programmée, pour votre événement. Cette technologie apporte la magie et le pouvoir du monde numérique dans une présence holographique réelle. Que vous souhaitiez faire venir un présentateur à votre événement sans avoir à le déplacer, présenter un message des fêtes de manière innovante, ou créer une expérience marquante pour les participants à l’événement, cette technologie primée est une expérience époustouflante qui transmettra votre message de manière mémorable. Cette année, laissez notre hologramme ajouter une touche de magie à votre célébration! En savoir plus !
Ajoutez un mur Instagram – L’un des ajouts les plus amusants et les plus branchés, un mur décoratif pour prendre des selfies Instagram et des photos de groupe est un moyen facile de propulser votre fête sur les médias sociaux. Pour les fêtes, faites preuve de créativité avec des ornements, de la verdure ou des guirlandes. Vous pouvez même ajouter des accessoires comme des oreilles de renne, des bonnets de père Noël ou des trompettes de fête pour impliquer vos invités.
Ne compliquez pas trop le menu – Les fêtes de fin d’année sont l’occasion pour les invités de rencontrer des collègues qu’ils ne voient peut-être pas tous les jours. Cette année, renoncez à un repas à l’assiette et optez pour une réception de type cocktail avec des stations de nourriture. C’est non seulement un excellent moyen de faire interagir vos invités, mais c’est aussi un moyen facile de répondre aux allergies alimentaires et aux restrictions diététiques.
Laissez le soin à l’équipe Expérience Encore de s’occuper de vous – Parce que nous avons organisé d’innombrables événements pour les fêtes, laissez-nous vous aider. Comme tous vos collègues, vous avez travaillé dur tout au long de l’année. Ne ratez pas votre propre fête en vous préoccupant des détails lors de l’événement ! De simples ajouts à votre fête de fin d’année peuvent laisser une impression durable. Discutez dès aujourd’hui avec votre représentant Encore de la manière dont vous pouvez intégrer ces idées pour faire de votre fête de fin d’année 2023 la meilleure qui soit.
Discutons de vos besoins en matière d’expérience événementielle.
Appelez-nous au (647) 824-9198 ou remplissez le formulaire ci-dessous pour débuter !
Si vous souhaitez contacter un établissement spécifique, veuillez utiliser le localisateur global. Cela vous permettra d’entrer en contact avec l’équipe de l’établissement afin de répondre aux besoins de votre événement.
Pour les demandes de renseignements généraux relatifs aux événements, veuillez continuer à remplir le formulaire.
Même le plus petit événement peut être d’une complexité surprenante : technologie innovante, participants à distance, sans parler des changements sur place. Et avec chaque fournisseur ou partenaire de production, ce niveau de complexité est amplifié par la nécessité de gérer du personnel et des processus supplémentaires, des attentes et des échéanciers de production. C’est pourquoi, surtout si vous disposez de peu de temps et de ressources, le fait de vous associer à un seul fournisseur de services de production événementielle pour répondre à tous vos besoins en matière de services créatifs, de production et de technologie vous facilitera considérablement la vie (ainsi qu’à votre équipe). Voici trois façons astucieuses de tirer parti des avantages procurés par un partenaire de production événementielle unique.
1) S'aligner sur la stratégie et les solutions afin d'améliorer l'expérience des participants
Le meilleur partenaire de production événementielle vous accompagnera, vous et votre équipe, dès le début – il apprendra à connaître les objectifs, l’historique et les caractéristiques de votre événement et élaborera avec vous une stratégie événementielle. Comprendre les raisons de votre rencontre et ce que vous essayez de réaliser l’aidera à formuler des recommandations sur la meilleure façon de donner vie à votre vision.
Si ce partenaire peut tout gérer, de la conception créative/la mise en valeur de la marque jusqu’aux décors/à la scénographie, en passant par le contenu, le soutien aux présentateurs, la production et la technologie sur place sur place,
alors vous n’avez pas à vous soucier de devoir répéter votre vision à chaque fournisseur. Votre partenaire de production événementielle comble cette lacune, en veillant à ce que tous les éléments disparates de votre événement soient réunis en un seul endroit bien coordonné et doté d’une bonne communication, conçu pour vous aider à atteindre les objectifs de votre événement. Un fournisseur unique est également synonyme d’absence de surprises : Il garantit que les logiciels sont à jour, que les présentations audio et vidéo sont synchronisées, que les unités d’alimentation sans interruption (SSO) et les API sont intégrées, et plus encore. Cela permet d’éliminer de nombreux obstacles à l’appréciation des participants lorsque l’infrastructure technique est bricolée entre différents fournisseurs.
L’alignement est d’autant plus optimal si votre partenaire entretient des relations avec l’établissement partenaire. Les partenaires intégrés à votre site événementiel peuvent faciliter les relations avec l’équipe du site et l’aider à s’aligner sur la stratégie de votre événement, l’expérience souhaitée par les participants ainsi que vos objectifs. Les partenaires sur place sont également en mesure d’identifier les défis potentiels et de proposer des solutions pour anticiper vos besoins. Par exemple, leur connaissance approfondie et leurs relations avec les groupes de services hôteliers vous aident à optimiser l’agencement des salles, les installations, les rotations rapides, le déroulement des événements et l’horaire des pauses et des repas afin qu’ils soient synchronisés avec les autres événements organisés sur le site. Cela les aide également à résoudre les problèmes généralement rencontrés lors d’événements en direct. Cette optimisation et cet alignement entre tous les fournisseurs de votre événement amplifient la nature cohésive de votre événement, créant une expérience réellement mémorable pour vos participants ainsi qu’une expérience relativement sans stress pour vous et votre équipe.
Une fois que vous avez trouvé un partenaire de production événementielle avec lequel vous travaillez bien, engagez-le à travailler avec vous sur l’ensemble de votre portefeuille d’événements. Il sera en mesure de suivre les indicateurs importants par événement et par année démontrant comment votre travail contribue à la réalisation des objectifs de l’organisation. Ce partenaire audiovisuel peut également garantir la qualité, la facilité et la cohérence d’un événement à l’autre, tout en créant une économie d’échelle entre les établissements partenaires. Mieux encore, ils sauront déjà comment vous aimez travailler, ce que vous essayez d’atteindre et ce qui a fonctionné ou doit être amélioré d’un événement à l’autre, sans que vous ayez besoin de les éduquer. Ce type de relation permet une excellente expérience client se traduisant par des événements et des résultats exceptionnels, quel que soit l’endroit dans le monde où vous les produisez.
.
2) Bénéficiez de l'expertise d'un partenaire de production
Un partenaire de production unique n’est pas seulement un expert en technologie événementielle. Stratégie de marque créative, présentations, expositions, événements hybrides, applications mobiles, sessions générales ou engagement de l’auditoire – ils comprennent des équipes expertes dans tous ces domaines.
Le partenaire idéal sera en mesure d’expliquer les meilleures solutions pour les aspects créatifs, technologiques et de production de votre événement, en fonction de vos objectifs et de vos paramètres budgétaires. Si le partenaire connaît les lieux, il saura ce qui fonctionne dans chaque salle et comment mettre chaque espace en valeur. Il pourra vous proposer des services groupés ou des groupes d’items que vous ne trouverez nulle part ailleurs. Ils sauront également quelles options pourraient produire un résultat similaire à un prix différent. Soyez donc transparent quant à votre budget et à vos autres contraintes afin qu’ils puissent vous faire des recommandations personnalisées. Il est extrêmement avantageux de travailler avec une équipe qui vous connaît et dont les compétences peuvent reproduire les pratiques exemplaires établies pour vos événements.
Vous voulez un partenaire dont l’équipe est au fait des dernières tendances, technologies, stratégies d’engagement de l’auditoire et de satisfaction de la clientèle. Lorsque vous entrevoyez des partenaires potentiels, demandez-leur comment les membres de leur équipe sont éduqués et formés. Quel type d’investissement font-ils dans leur personnel, leurs produits et leurs solutions technologiques ? Quelle est leur approche de la réussite des clients ? Voient-ils des défis ou des solutions? L’alignement sur les valeurs de la marque de votre organisation est un autre facteur crucial à prendre en compte, car il s’agit d’un indicateur important permettant de savoir s’ils correspondront à l’engagement de votre organisation à fournir un service d’excellence et une assistance à la clientèle.
3) Faites confiance à votre partenaire de production pour coordonner vos ressources et vos relations
Le moyen le plus rapide de regagner du temps sur votre calendrier est de faire confiance à votre partenaire de production événementielle afin qu’il coordonne les ressources et les équipes nécessaires à l’exécution de votre événement. S’il a participé à l’élaboration de la stratégie et qu’il a une connaissance approfondie du site événementiel, il n’a besoin que des lignes directrices de votre marque, de vos commentaires et de votre approbation pour mettre en œuvre les éléments restants.
Par exemple, vous n’avez pas à vous soucier de trouver des fournisseurs distincts pour la technologie d’engagement de l’auditoire, l’application de l’événement et l’audiovisuel dans la salle. Le partenaire de production événementielle peut fournir tous ces services et équipes et s’assurer que tout fonctionne simultanément. Vous pouvez compter sur lui pour tout mettre en œuvre, depuis la production de graphiques animés, la conception de tiers inférieurs et le choix de stingers audio jusqu’à la diffusion en direct de la session générale et le regroupement des éléments pour votre système de gestion de l’apprentissage en ligne après l’événement. Il peut fournir des metteurs en scène et des concepteurs de décors.
Lorsque vous faites appel à un seul prestataire pour tout réaliser, depuis la création de la stratégie événementielle, la mise en valeur de votre marque et de votre contenu, en passant par la production de l’événement et son exécution, vous adoptez plus facilement une approche holistique de votre événement, où chaque élément est complètement aligné sur vos objectifs. L’expérience client de vos participants, exposants et/ou commanditaires sera ainsi améliorée.
Cette relation vous facilite la vie car vous avez un point de contact unique : le gestionnaire de projet du partenaire de production événementielle, chargé de fixer les délais et les livrables et de veiller à ce que tous les éléments de l’événement soient sur la bonne voie. L’équipe du partenaire de production événementielle gérera les communications entre les équipes des services créatifs, de la production, de la technologie ainsi que l’équipe sur place.
Grâce à la diversité des services, des produits et des solutions, votre partenariat peut s’adapter à vos besoins. Un fournisseur d’événements unique met à votre disposition un solide réseau de ressources. C’est particulièrement important si votre événement est complexe. S’il dispose d’un réseau régional d’entrepôts et d’établissements, il peut rapidement s’agrandir pour vous fournir des ressources, du personnel et des équipements supplémentaires afin d’amplifier ce qui se trouve déjà sur place.
En somme, en vous engageant avec un seul partenaire événementiel, vous gagnerez du temps et vous vous épargnerez bien des maux de tête, car il coordonnera les éléments mobiles nécessaires pour donner vie à votre vision. Le fait d’avoir un seul point de contact pour tous vos besoins événementiels rationalise la communication et simplifie le processus de planification. Parce que le partenaire est aligné sur les objectifs de votre événement et qu’il peut vous aider à suivre leur réalisation, il vous donne une bonne image et vous aide à démontrer la valeur de votre portefeuille d’événements de manière à rehausser votre profil au sein de votre organisation. Enfin, lorsque vous vous associez à une seule équipe, de la stratégie à l’exécution, vous maximisez l’alignement et vous offrez des expériences véritablement mémorables.
Créez une expérience mémorable pour les participants à votre réunion en attirant leur attention, en suscitant leur curiosité et en laissant une impression durable.
Dans le paysage événementiel en constante évolution d’aujourd’hui, la façon dont les gens consomment le contenu a subi une transformation rapide. Qu’est-ce que cela signifie pour les professionnels des réunions et des événements ? Vous avez probablement été confronté à des défis uniques pour capter (et conserver) l’attention de votre auditoire afin de lui offrir une expérience mémorable. Afin de surmonter ces obstacles, examinons quelques données clés relatives à votre auditoire:
- Une durée d’attention réduite:
Avec la prolifération des téléphones intelligents, la durée d’attention de l’adulte moyen a considérablement diminué. Encourager les participants à se déconnecter de leurs appareils est désormais plus difficile que jamais. - Des attentes plus élevées en matière de contenu:
Lorsqu’il s’agit de contenu suscitant l’engouement des gens, comme les événements populaires diffusés en continu, même les épisodes individuels voient leur valeur de production grimper en flèche. Les épisodes de The Crown coûtent en moyenne 13 millions de dollars, et les drames en diffusion continue haut de gamme comme Stranger Things coûtent aujourd’hui entre 4 et 7 millions de dollars par épisode. - Des attentes plus élevées pour du contenu assimilable:
Grâce à des plateformes comme TikTok, et à leur contenu rapide et hyperciblé pour chacun de leurs 1,67 milliard d’utilisateurs, la barre de l’engagement est placée incroyablement haut. Vos participants férus de technologie sont habitués à pouvoir trouver, filtrer et interagir immédiatement avec des médias spécifiquement sélectionnés pour eux par l’algorithme terriblement efficace de la plateforme. Si vous voulez gagner (et garder !) l’attention des participants dans le paysage numérique d’aujourd’hui, votre contenu doit répondre à leurs attentes les plus élevées.
- Une durée d’attention réduite:
Compte tenu de l’impact de ces tendances, il est devenu plus difficile de divertir et d’engager un auditoire et plus facile que jamais de le distraire. Que devez-vous donc garder à l’esprit pour vous assurer que votre contenu est convaincant et qu’il a une influence durable sur vos participants ? Lisez la suite pour découvrir des idées pouvant vous aider à révolutionner votre façon de raconter vos récits événementiels.
L'engagement est un indicateur important
Un récent sondage Encore Un récent sondage Encore a révélé que les planificateurs priorisent l’engagement des participants et la diffusion de contenus avancés. Voici trois approches à envisager pour réorganiser votre stratégie de contenu et reconquérir le cœur et l’esprit de votre auditoire :
- Cultiver une communauté par le contenu
Vous vous souvenez du défi viral du seau d’eau glacée, lequel a rassemblé les gens autour d’une cause commune ? Ce défi a propulsé la SLA et la mission de l’Association SLA au premier plan de l’esprit des Américains (et de leurs téléphones).
Le contenu développé autour du défi des médias sociaux n'a pas seulement attiré l'attention, il a également incité à une action immédiatement réalisable.
La participation était peu coûteuse, facile (à l’exception de l’eau glacée), stimulante et, surtout, reproductible. Entre-temps, l’appel à l’action a permis de rassembler les individus en une communauté autour d’un objectif commun.
Crédit photo : Institut de développement des thérapies de la SLA
2. Faites du récit événementiel votre fil conducteur
Votre contenu doit tisser une trame narrative convaincante tout au long du parcours des participants, depuis le contact initial jusqu’aux communications post-événementielles. Toutefois, évitez de produire un contenu limité au début et à la fin de l’événement.
Bien que le contenu sur scène puisse être l’objectif principal de vos sessions, vous devez, en vue de délivrer des messages réellement pertinents, réfléchir à la manière dont votre programmation s’inscrit dans les conversations élargies et permanentes au sein des communautés de votre auditoire. En concevant un contenu pertinent pour vos participants et ce qui se passe dans le monde qui vous entoure, vous pouvez faire de votre réunion un chapitre d’un discours beaucoup plus vaste et puissant.
3. Faites appel aux émotions de vos invités pour créer un impact durable
Certains des événements les plus mémorables sont chargés d’émotion plutôt que purement intellectuels. Prenons l’exemple des événements de la culture pop, où les discours, les interactions et les réactions font parler d’eux pendant des jours, des semaines, voire des années.
En bout de ligne, vous voulez que votre programmation ait son propre caractère, et le fait de susciter des réactions émotionnelles aussi fortes est un excellent moyen d’établir des liens avec votre contenu. Votre programmation est-elle conçue dans cette optique ? A-t-elle le potentiel de devenir inoubliable pour vos participants ? Si la réponse est négative ou si vous n’êtes pas convaincus, réfléchissez à la manière dont vous pouvez mieux vous adresser aux émotions des participants et les influencer par le biais de votre récit événementiel.
Nous serions ravis de vous aider ! Notre équipe de Services créatifs rêve en grand lorsqu’il s’agit de mettre en valeur un contenu inspirant, de l’amplifier au moyen d’une stratégie de marque et d’un design événementiel, et d’influencer les connexions utiles permettant aux programmations de se démarquer.
Vous voulez un aperçu de nos capacités ? Découvrez quelques-uns des contenus captivants que nous avons créés pour la conférence exclusive de trois jours organisée par le Marriott International à l’intention de ses dirigeants généraux, une expérience personnalisée juste pour eux !
Collaborons à l’intégration de ces stratégies de contenu dans votre processus de planification pour une programmation captivante pour vos participants et prolongeant la portée de votre message dans l’avenir.
Avantages additionnels
Avantages additionnels
Comment tirer parti de la psychologie
des couleurs pour accéder à l'inoubliable
Les couleurs jouent un rôle essentiel pour nous aider à nous orienter dans le monde qui nous entoure. Certaines teintes peuvent influencer la manière dont nous nous sentons, dont nous nous comportons et même dont nous réagissons dans divers contextes, ce qui leur confère un rôle intrigant dans la psychologie humaine et alimente notre fascination de longue date à leur égard.
Cette année, Pantone, le leader de l’industrie en matière de prévision des couleurs, a déclaré le vibrant Viva Magenta comme la couleur de 2023. Décrite par l’institut comme « audacieuse » et » sans concession », cette teinte a été choisie pour évoquer un sentiment de confiance et d’optimisme dans le monde post-pandémique.
*Cliché photo : Gracieuseté de ARTECHOUSE
Chaque année, la couleur est soigneusement sélectionnée en fonction des tendances actuelles, des événements sociaux et politiques et des attitudes mondiales. Une fois annoncée, elle devient un symbole de son époque, évoquant des émotions et des souvenirs spécifiques à ce moment.
Dans notre secteur, par exemple, nous constatons le sentiment d’optimisme que Viva Magenta est censé signifier avec la montée en puissance des événements en présentiel – qui devraient continuer à augmenter. Ce sentiment d’espoir est reflété par les auditoires ayant manifesté leur désir de voir revenir les interactions en personne.
Dans un certain nombre d’autres secteurs d’activité, allant de la mode au marketing, la couleur de l’année est utilisée pour prévoir les tendances en matière de valorisation de marque et de design, de développement de produits et de décisions d’achat. Elle est devenue si influente que la couleur de l’année 2024 a déjà été choisie (Abricot) et que l’on prédit quelle teinte sera la plus glorieuse en 2025 (« Future Dusk », une couleur sombre qui se situe entre le bleu et le violet) ! Mais qu’est-ce qui confère autant de pouvoir à une simple nuance ?
Lisez la suite pour découvrir l’impact de la psychologie des couleurs et comment l’exploiter pour promouvoir certains états d’esprit, favoriser l’engagement et l’apprentissage des participants, et offrir une expérience inspirante aux participants lors de votre prochaine réunion ou événement.
Psychologie des couleurs : Comment certaines teintes influencent notre humeur
Les couleurs ne sont pas seulement une question d’esthétique ; elles peuvent avoir un impact profond sur notre état mental. La recherche dans ce domaine a confirmé ce que nous soupçonnions depuis longtemps : les couleurs peuvent influencer notre physiologie interne et créer des réactions inconscientes.
Considérons par exemple les effets neurologiques des tons chauds par rapport aux tons froids. Les couleurs vives et chaudes, comme le rouge, l’orange et le jaune, stimulent nos sens et peuvent évoquer des sentiments de bonheur, d’optimisme et d’énergie. En revanche, les tons froids et calmes, comme les bleus et les verts, sont typiquement intériorisés comme apaisants.
"Lorsque les gens se trouvent dans un environnement où la lumière rouge est assez présente, leur pouls augmente légèrement et ils ont tendance à respirer un peu plus vite, ce qui équivaut en fait à une capacité de réflexion plus analytique. Cela signifie qu'ils sont capables de mieux analyser les données numériques que dans une salle bleue, par exemple, qui a l'effet inverse."
L’influence de la couleur sur notre état d’esprit et notre comportement est tellement connue que les prisons ont même utilisé une nuance spécifique de rose, connue sous le nom de « rose cellule de dégrisement « rose cellule de dégrisement », dans le but de calmer les prisonniers violents.
Ce domaine de recherche fascinant nous démontre que, non seulement la présence de la couleur affecte notre cognition et notre humeur, mais que certaines teintes influencent la manière dont nous intériorisons l’information et interagissons.
Comment la couleur améliore l'apprentissage des participants et l'expérience événementielle
Les êtres humains sont plus sensibles à l’impact de la couleur que vous ne le pensez, ce qui vous confère une capacité unique à influencer stratégiquement les auditoires. Comment ? En tirant parti de cet aspect de la conception de votre réunion ou de votre événement, vous pouvez stimuler l’engagement et l’apprentissage des participants afin de renforcer l’efficacité de votre programmation.
« Les neurosciences ont fait l’objet de nombreuses recherches ces derniers temps et l’une des découvertes les plus intéressantes dans le cadre de notre activité est que lorsque les bonnes couleurs sont ajoutées à une réunion, les participants sont plus engagés, le message est mieux retenu et l’atmosphère générale s’en trouve améliorée.
« En termes concrets, cela signifie qu’en employant certaines couleurs dans l’espace de réunion, nous pouvons adapter l’humeur de l’auditoire au contenu présenté », explique M. Drozd.
Combinez ces résultats avec les recherches indiquant que 80 à 85 % de notre perception, de notre apprentissage et de notre cognition passent par la vision, et il est clair que l’utilisation ciblée des couleurs peut jouer en votre faveur.
Amplifiez votre impact grâce à des solutions technologiques dynamiques
En vous appuyant sur des solutions technologiques et une expertise optimales, vous pouvez mettre en valeur les bonnes couleurs, au bon moment, afin de façonner le parcours des participants et d’atteindre de nouveaux niveaux de réussite dans la réalisation des objectifs de votre réunion.
Voici quelques-unes de nos meilleures recommandations :
Technologie LED et éléments scéniques
La technologie LED est un moyen idéal pour intégrer une utilisation accrue de la couleur lors de rassemblements intérieurs ou extérieurs. Cette solution vous permet de projeter des écrans ou même des murs entiers en couleur, en diffusant du contenu visuel saisissant en haute résolution, quelle que soit la surface ou la taille de l’image.
Si vous organisez un gala où vous souhaitez promouvoir l’interaction, par exemple, vous pouvez incorporer un contenu visuel jaune avec des murs LED. Cette technologie accrocheuse et cette teinte brillante permettraient d’encourager ces connexions et même d’améliorer l’humeur des participants.
Vous concentrez-vous sur la planification à long terme d’une réunion de petite taille cruciale ? Ajoutez un aspect dynamique à votre espace avec des lampes de table LED aux tons violets. Cette teinte peut vous aider à vous fixer des objectifs et à atteindre les résultats souhaités.
Quels que soient les objectifs de votre programmation, la technologie LED vous offre une riche palette de couleurs. L’utilisation de cet éclairage plutôt que d’un luminaire à incandescence traditionnel permet de mélanger les couleurs à l’infini, y compris en termes de saturation et d’intensité. Changez l’ambiance de votre espace événementiel à tout moment – le mélange des couleurs est exécuté de manière transparente.
Une autre façon d’éblouir les auditoires avec la chromaticité ? Renforcez les effets des tons choisis intentionnellement en utilisant des éléments scéniques, tels que des décors souples en élasthanne ou des toiles de fond comme BackDrop Pro. Ces éléments peuvent servir de palettes pour vos luminaires et amplifier leur présence dans votre espace.
Que vous planifiez un événement de grande envergure ou une petite réunion, nos experts peuvent vous aider à choisir la bonne technologie de création de couleurs en vue de captiver et d’impressionner vos auditoires. De plus, en vous associant à un fournisseur de services complets comme Encore, vous aurez à vos côtés une équipe experte en la matière qui vous conseillera sur l’amélioration conceptuelle de votre réunion ou de votre événement, sur la création d’un contenu époustouflant et sur la gestion de la technologie avant, pendant et après la production.
Vous souhaitez discuter de vos besoins en matière de réunions ou d’événements personnalisés ? Nous serions ravis de vous proposer une consultation gratuite sur la manière dont nous pouvons vous aider à offrir une expérience mémorable qui émerveillera vos auditoires.
Vous souhaitez en savoir plus sur l’une de nos solutions technologiques colorées les plus populaires ? Cliquez sur le bouton ci-dessous pour découvrir les conseils de nos experts sur la façon de réimaginer les possibilités de créer des événements transformateurs avec la technologie LED éclatante !
Vous avez déjà entendu parler d' »expériences immersives ». Mais qu’est-ce que cela signifie ? Au-delà du terme en vogue, voyons comment vous pouvez utiliser les technologies audiovisuelles (AV) traditionnelles et innovantes afin de tirer parti de cette tendance.
Qu'est-ce qu'une expérience immersive ?
Une expérience immersive est une expérience impliquant un ou plusieurs sens. Elle encourage les personnes exposées à l’expérience à devenir des participants actifs plutôt que des observateurs passifs. Elle les invite à se détendre et à s’engager dans leur environnement d’une manière nouvelle et plus mémorable.
Dans le contexte d’un événement, une expérience immersive peut décrire plusieurs choses. Mais à la base, il s’agit d’un environnement sollicitant les sens mentalement, physiquement et/ou émotionnellement :
- La vue
- L’ouïe
- L’odorat
- Le toucher
- Le goût
Maintenant que nous avons défini ce que sont les expériences immersives, voyons comment les créer.
Utilisation de l'éclairage pour influencer l'humeur des participants
L’éclairage aide les participants à entrer en contact les uns avec les autres. Lorsque vous êtes dans une salle de cinéma obscure, vous vous asseyez et vous vous détendez parce que personne ne peut vous voir. Mais lorsque les visages des personnes assises autour de vous sont visibles, vous vous sentez connectés à leur plaisir de visionnement. Lorsqu’ils applaudissent ou rient, il est facile de se laisser emporter par ce même sentiment de joie. Lorsque vous chorégraphiez l’éclairage en fonction de ce qui est présenté sur scène, vous pouvez tracer et contrôler le parcours émotionnel de l’auditoire.
L’éclairage crée également une ambiance. La lumière naturelle améliore l’humeur et accroît le bonheur. L’utilisation d’écrans LED vous permet d’exploiter au maximum les établissements bénéficiant d’une lumière naturelle sans sacrifier la visibilité des présentations.
Les couleurs influencent l’humeur. Par exemple, la lumière bleue accélère le processus de relaxation, le jaune stimule le bonheur et la concentration, la lumière blanche atténue la dépression et la lumière violette réduit le stress émotionnel et mental. Lorsque vous concevez l’expérience que vous souhaitez faire vivre aux participants, intégrez la théorie des couleurs dans la manière dont vous éclairez l’espace.
N’oublions pas les autres technologies exploitant la distribution électrique de la vue. Les écrans LED peuvent transformer de petits espaces comme des fenêtres jusqu’aux plus grandes salles d’exposition en tout ce que vous souhaitez afficher. Lorsque vous ajoutez des images vibrantes à une salle, vous pouvez transporter les invités dans d’autres mondes en appuyant simplement sur un bouton. Le sous-titrage permet aux personnes malentendantes d’être directement connectées au message.
Utilisation de la sonorisation pour stimuler l'engagement
Nous nous sommes tellement habitués à entendre de la musique lorsque nous sommes en public que son absence crée un vide. La musique que vous choisissez de diffuser lors de votre événement est cruciale : elle crée l’attente de ce qui va suivre, crée l’ambiance et capte l’attention des participants. La solution Encore Music
propose des listes de lecture soigneusement sélectionnées et sous licence pour toutes occasions, ainsi que des clips audio pouvant être remixés ou utilisés pour des vidéos, de la musique d’accompagnement et des stingers.
Le son doit être utilisé pour impliquer stratégiquement les participants de différentes manières. Par exemple, les techniciens peuvent entourer l’auditoire de sons pour l’immerger totalement dans ce qui se passe. Ils peuvent déplacer les sons d’un côté à l’autre de la salle pour créer une impression de mouvement, notamment en suivant ce qui se passe sur les écrans. Le volume et l’intensité du son peuvent être utilisés pour orienter la narration de l’événement.
Outre ces techniques, il existe également des outils tels que l’audio directionnel, lequel fournit un flux audio ciblé ne pouvant être entendu que dans un espace spécifique. Cela vous permet de créer des zones d’activation n’empiétant pas sur le reste de l’événement ou de la salle d’exposition.
Vous pouvez également utiliser la technologie des « événements silencieux », comme les casques, pour organiser des sessions simultanées dans un espace commun sans interférer avec les autres activités s’y déroulant. N’oubliez pas le pouvoir de la narration audio pour aider les invités malvoyants à s’engager dans des expériences qu’ils ne peuvent pas voir.
Intégration de fragrances lors des événements
Avez-vous déjà remarqué que les halls d’entrée des hôtels dégagent une certaine odeur ? Les hôteliers s’appuient sur la science olfactive pour influencer l’attitude et l’humeur des clients. En effet, l’odorat est le plus puissant des cinq sens, et celui qui est le plus lié à la mémoire et aux émotions. En fait, 75 % des émotions quotidiennes sont générées par l’odorat.
Les fragrances peuvent être utilisées pour donner du caractère à un environnement thématique. Pensez à l’huile de coco et aux plages ou à la lavande et aux jardins d’été. Elles améliorent également le goût. C’est pourquoi vous faites tourner le vin dans un verre et sentez son « nez » avant de le déguster.
Les odeurs peuvent également influencer le comportement. Une étude de Nike
a révélé que les sujets étaient prêts à payer 10 à 20 % de plus dans des environnements parfumés. Les senteurs de citron peuvent augmenter la productivité. Les parfums de lavande et de jasmin atténuent les sentiments de stress.
Soyez attentif et judicieux lorsque vous utilisez des fragrances, car certaines personnes sont très sensibles ou allergiques aux parfums. Les odeurs peuvent être diffusées dans l’espace à l’aide d’atomiseurs, distribuées naturellement par le biais de présentations florales ou alimentaires, ou intégrées à des objets physiques, tels que des bougies parfumées ou du papier.
Susciter l'intérêt des auditoires grâce au pouvoir du toucher
Ce n’est pas pour rien que les musées déconseillent aux visiteurs de toucher les sculptures. Les gens explorent souvent le monde et lui donnent un sens en touchant les objets qui les attirent. Observez un bébé ou un jeune enfant et vous verrez à quel point cet instinct est fondamental.
Les adultes ne sont pas souvent encouragés à interagir physiquement avec des objets, ce qui crée un environnement amusant et ludique lorsqu’ils sont autorisés à le faire. L’une des façons d’introduire ce type d’interaction dans une session éducative est l’utilisation d’un microphone à lancer, comme la Catchbox.
Ces cubes moelleux éliminent la nécessité de faire courir le micro, car les membres de l’auditoire peuvent se le passer les uns aux autres. Avec quelques conseils sur la façon de l’utiliser, cela devient une façon amusante et engageante de mener une séance de questions-réponses.
Les projections interactives et la projection graphique peuvent permettre aux participants de jouer avec l’environnement ou de se livrer à une légère compétition. Ces jeux et expériences peuvent être projetés sur des surfaces planes, comme des tables, des planchers ou des murs. Ils peuvent également être projetés sur des surfaces inattendues, comme des chutes d’eau.
Inviter les participants à un festin mobile
Lorsque les gens entrent dans une salle de bal pour un repas, ils pensent savoir à quoi s’attendre. Renversez ces attentes en créant une expérience immersive centrée sur leur sens du goût.
Miguel Sanchez, gestionnaire de projet chez Encore, a utilisé la projection graphique pour coordonner une imagerie basée sur les tables et les plats afin de créer une expérience synchronisée pour près de 400 convives. Chaque fois qu’un plat différent était servi, l’aspect et l’atmosphère de la table changeaient en même temps pour créer une ambiance différente autour de la nourriture. Cette combinaison de technologie et de gastronomie a transporté les invités visuellement et leur a permis de mieux apprécier chaque plat.
Une combinaison de tous les éléments
Lorsque le chapitre du sud de la Floride de la fondation Make-A-Wish® (Rêves d’enfants) a voulu rehausser son 27e bal annuel à l’InterContinental® de Miami, ils ont fait appel à Encore Lorsque Make-A-Wish® Southern Florida Chapter a voulu amplifier son 27e bal annuel InterContinental® Miami Make-A-Wish Ball, il s’est associé à Encore pour transformer la salle à manger principale et la vente aux enchères ouverte en un aquarium New Yorkais doté d’un film à 360° et de murs LED. Un parfum d’eau salée a été diffusé dans la salle pour accentuer l’illusion. La transition entre la réception d’ouverture/la vente aux enchères silencieuse et la grande salle de bal a été marquée par un tunnel LED « supernature » à effet visuel hypnotique. Cette technologie a permis à l’équipe Encore de transformer rapidement la grande salle de bal et de diffuser de la musique dans un nouvel environnement pour l’après-soirée. Les invités ont été tellement enthousiasmés par l’expérience immersive créée par Encore que Make-A-Wish a récolté une somme record – deux fois plus de dons que l’année précédente.
Le bilan
Les événements immersifs sont plus qu’un simple mot à la mode. C’est un moyen d’améliorer l’expérience des participants en faisant appel à leurs sens. Lorsqu’ils sont bien pensés, il n’est pas nécessaire de disposer d’un équipement sophistiqué pour produire une expérience immersive permettant d’impliquer, d’éduquer et de divertir les participants de sorte que les expériences traditionnelles paraissent plutôt insipides.
Prêts à vous lancer dans cette nouvelle tendance ? Contactez Encore et découvrez comment nous pouvons transformer votre prochain événement en une expérience immersive.