Les événements sont l’un des outils les plus puissants pour créer de la valeur stratégique – en raison de leur capacité à créer des liens significatifs, à susciter l’inspiration et à favoriser le changement.
En fait, 80 % des organisateurs de réunions affirment que les événements en présentiel constituent le canal de marketing le plus influent dans leur organisation.
Lorsque vous créez des expériences mémorables qui résonnent vraiment avec votre auditoire, vous élevez l’impact de votre marque et démontrez la valeur ajoutée quantifiable que vous apportez à votre organisation.
De la planification à la post-production, les bonnes démarches peuvent vous aider à :
- Démontrer un retour sur investissement mesurable
- Présenter les bénéfices concrets de vos événements pour l’organisation.
- Vous positionner en tant que leader stratégique auprès de votre Conseil administratif
Voici cinq étapes simples qui vous aideront à prendre les choses en main et à accroître la valeur de votre événement.
1. Définir ce qu’est la réussite
Commençons par le commencement. Pour concevoir un événement réussi, vous devez savoir à quoi correspond exactement son succès. Quels résultats mesurables utiliserez-vous pour démontrer la valeur de votre événement ? Quelles sont les parties prenantes concernées par ces résultats ?
Selon le type d’événement que vous organisez, les indicateurs de réussite varieront. En voici quelques-uns :
- Pistes de vente capturées/converties
- Revenus d’inscription
- Ventes/parrainages
- Fréquentation et participation
- Renouvellements de partenariat
- Taux de satisfaction
- Taux de recommandation net
En plus de ces mesures concrètes, vos objectifs incluront probablement des données non techniques telles que des données sur l’engagement de l’auditoire. Il peut s’agir des sessions éducatives suivies, des réponses aux sondages et des rétroactions anecdotiques.
Ces indicateurs concrets et non concrets vous permettront de savoir ce que les gens ont aimé faire une fois arrivés à l’événement – et vous aideront à maximiser leur satisfaction lors d’expériences futures.
2. Stimuler les participants potentiels grâce à un contenu personnalisé
Maintenant que vous avez défini vos objectifs, vous êtes prêt à établir la feuille de route pour les atteindre. L’un des moyens les plus efficaces d’y parvenir est de stimuler les participants potentiels avec du contenu personnalisé.
Voici quelques bonnes idées pour débuter :
- Collaborez avec les parties prenantes de votre événement pour définir l’auditoire cible et les objectifs de l’événement.
- Segmentez votre auditoire en fonction des divers profils de participants qui seront probablement présents.
- Identifiez les offres de votre événement susceptibles d’intéresser chaque profil. Qu’est-ce qui les motiverait à participer ?
- Incorporez ces éléments dans la conception stratégique de votre événement.
- Utilisez ces expériences ou opportunités spécifiques afin de personnaliser le contenu marketing pour chaque profil.
- Veillez à ce que votre événement se déroule comme prévu sur place.
Par exemple, un représentant des ventes participant à votre événement peut en mesurer le succès en fonction du nombre de cartes de visite qu’il a collectées, tandis qu’un professionnel certifié peut se concentrer sur les heures de travail nécessaires au renouvellement d’un titre de grande valeur.
Connaître l’auditoire de votre événement et ce qui l’intéresse vous aidera à faire des choix de conception qui maximiseront le retour sur investissement pour chaque segment.
Cela vous aidera également à communiquer aux participants potentiels la valeur de leur participation, ce qui joue un rôle influent dans l’obtention d’un auditoire élargi et engagé.
3. Créer une expérience surprenante et agréable
Qu’est-ce qui motive les gens à assister à des événements ? Si vous voulez avoir un impact, ils doivent être mémorables. L’un des meilleurs moyens d’y parvenir est de proposer des expériences immersives.
En fait, ces événements multisensoriels sont l’une des trois principales tendances influençant les décisions de planification, d’après notre sondage Encore Planner Pulse.
Que ce soit lors d’une session générale, d’un repas ou d’un événement social, l’intégration de ce type d’expérience permet aux participants de laisser une impression durable.
Vous pouvez utiliser ces sessions riches sur le plan sensoriel afin d’améliorer l’apprentissage et le réseautage, pour des opportunités de photos irrésistibles sur les médias sociaux, et pour aider à stimuler les inscriptions à vos événements.
Vous pouvez ainsi influencer le comportement de l’auditoire, ce qui peut maximiser le retour sur investissement de l’événement. Prenons l’exemple du bal de la fondation Rêves d’enfants de Miami, qui a transformé une salle de bal en une expérience aquatique ayant pour thème la « supernature », ce qui a permis non seulement de ravir les invités, mais aussi de générer deux fois plus de dons que l’année précédente.
Pour une conception événementielle améliorée
Les murs LED sont la toile de fond la plus populaire pour les événements immersifs car ils peuvent agir comme une scène permettant de transformer un espace, de communiquer des messages importants ou de transporter les participants dans différents espaces physiques ou émotionnels sans quitter leur siège.
Si vous avez besoin d’aide pour développer un récit événementiel vidéo, des animations ou des présentations thématiques pour vos murs ou écrans LED, nous serions heureux de donner vie à votre vision.
Regardez comment le Medialab d’Encore Canada peut donner de l’éclat à votre message.
Vous êtes en quête d’inspiration pour stimuler l’engagement ? Pensez à incorporer :
- Des sujets pertinents et répondant à des défis réels auxquels votre auditoire est confronté, comme essayer d’en faire plus avec moins.
- Des conférenciers vedettes ou des leaders d’opinion du secteur que les gens paieraient pour entendre parler.
- Des ateliers pratiques pour former les participants à l’événement.
- Des feux de camp intimes ou des tables rondes animées, orientées vers des intérêts et des groupes spécifiques.
- Des outils tels que Chime Live offrant des possibilités d’interaction telles que des sondages et des questions-réponses, ainsi que des analyses en temps réel des utilisateurs.
Des liens plus étroits, une fidélité accrue
Les possibilités de réseautage permettent de nouer des relations d’affaires, de renforcer la fidélité à la marque et de créer une communauté. Si vous créez des événements qui permettent aux participants de trouver et d’établir facilement des contacts utiles, ils voudront revenir.
Voici quelques bonnes idées à ajouter à votre programmation. Les activités sociales, telles que les activités brise-glace ou les défis de groupe, aident les débutants et les introvertis à nouer des liens significatifs avec les autres participants.
Cela favorise le sentiment d’appartenance, lequel peut se transformer en fidélité envers votre marque. Les amitiés nouées à l’occasion d’événements tendent à être aussi attrayantes que le contenu lui-même pour les personnes qui y assistent année après année.
Les opportunités de réseautage favorisent également la participation et un retour sur investissement démontrable, ce que les commanditaires et les exposants recherchent. Vous pouvez maximiser les opportunités de réseautage en utilisant des outils numériques tels que Chime Live, qui propose une fonction de réseautage.
Une planification simplifiée
La conception stratégique d’un événement peut également permettre aux participants, aux commanditaires et aux exposants de maximiser le retour sur investissement de leur participation. Par exemple, l’intégration d’un outil de planification sur le site web de l’événement permet aux contacts commerciaux de réserver des appels de vente et des réunions directement avec les prospects.
La simplification du processus et l’amélioration de la commodité renforcent la valeur de l’investissement en temps et en ressources dans votre événement. Les acheteurs sont également plus enclins à s’engager s’ils ont vécu une expérience agréable.
Vous pouvez gagner du temps et économiser des efforts grâce à un outil qui envoie automatiquement des courriels de confirmation et aide les participants à planifier des appels de suivi. Pourquoi ? Des réponses rapides améliorent les taux de conversion.
En intégrant des outils de programmation aux sites web de vos événements, vous pouvez créer une expérience de réseautage plus fluide et plus efficace dont tous les participants bénéficieront, qu’il s’agisse d’exposants et de commanditaires à la recherche d’opportunités commerciales ou de participants désireux d’entrer en contact avec des leaders du secteur et leurs pairs.
4. Attirer l’attention grâce au marketing pré-événement
Le marketing pré-événement incite les gens à participer à votre événement. En travaillant en étroite collaboration avec votre équipe marketing, vous pouvez faire monter l’excitation en recommandant les sujets à aborder pour créer de l’anticipation et la manière d’aligner le contenu des promotions pré-événementielles sur les objectifs spécifiques à chaque segment d’auditoire.
Dans ce cas, l’utilisation judicieuse de l’anticipation autour de votre événement est votre alliée. Montrez aux participants potentiels ce qu’ils risquent de manquer s’ils ne participent pas à l’événement.
Voici quelques bonnes idées à essayer :
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- Placez un compte à rebours sur la page d’inscription pour créer un sentiment d’urgence.
- Incitez les gens à s’inscrire tôt en leur proposant un tarif préférentiel s’ils s’inscrivent à l’avance.
- Mettez en avant les événements sociaux et le calibre des participants pour attirer les personnes privilégiant le réseautage ou la vente.
- Partagez des avant-premières ou des démonstrations de produits que les gens pourront acheter lors de l’événement.
- Encouragez l’organisation de webinaires avec vos présentateurs afin de mettre en valeur la qualité éducative de votre événement.
- Partagez des exemples de compagnies représentatives et de titres de postes déjà inscrits pour attirer des exposants et des commanditaires potentiels.
- Expliquez comment les données des sondages précédents et la demande de l’auditoire ont influencé l’élaboration de la programmation de cette année.
5. Poursuivre la conversation après l’événement
Après l’événement, faites en sorte que les gens continuent d’en parler en partageant le contenu de l’événement après sa fin. Cela prolonge l’expérience de l’événement, entretient la conversation et renforce le sentiment positif généré sur place. Si l’intention est bonne, cela permet de fidéliser les clients.
Stratégies tendance :
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- Télécharger ou rediffuser le contenu des sessions générales et des ateliers.
- Envoyer des codes de promotion ou de réduction pour échanger des produits ou des services.
- Utiliser des outils d’intelligence artificielle pour créer des blogs ou des vidéos récapitulatives à partir du contenu capté sur place.
- Envoyer des courriels de remerciement personnalisés avec des éléments amusants, tels que des vidéos, des galeries de photos ou des listes de lecture.
- Partager des ressources telles que des documents de recherche ou de réflexion élaborés ou discutés lors de l’événement par courriel ou sur le site web de l’événement.
- Proposer des moyens supplémentaires de se connecter et de poursuivre la conversation avec des webinaires en ligne, des groupes de discussion ou des liens sociaux.
Le temps est un facteur essentiel lorsqu’il s’agit de communications de suivi, alors gardez à l’esprit les délais marketing que votre équipe a fixés pour les courriels et les offres post-événement.
Partagez les listes de prospects et d’inscriptions avec vos équipes de marketing et de développement commercial dès que possible. Cela les aidera à générer des conversions supplémentaires.
En intégrant ces stratégies dans la planification de votre événement, vous pouvez activer votre entonnoir de vente, enrichir les interactions avec les clients et amplifier la participation à l’événement, ce qui se traduira par une augmentation des revenus et des taux de conversion.
Nous serions ravis de vous aider à ajouter ces stratégies à vos événements et à augmenter votre impact ! Contactez-nous !
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