Des stratégies gagnantes pour améliorer le retour sur investissement de vos événements
Dans le paysage concurrentiel actuel, il est crucial de créer des événements qui non seulement captivent les auditoires, mais qui offrent également un retour sur investissement (ROI) et un ‘retour sur expérience’ tangibles.
Stratégie gagnante #1 : Simplifier les processus d’invitation et d’enregistrement
Défi du planificateur : Le calcul du coût par participant est un élément essentiel de toute stratégie gagnante en matière de retour sur investissement.
En l’absence d’outil automatisé, les planificateurs doivent tenter d’interpréter ce chiffre primordial à l’aide de processus peu rigoureux et inefficaces : feuilles de présence, comptage manuel des effectifs, informations incomplètes provenant de sondages ou estimations limitées basées sur la capacité d’accueil de l’établissement – rien de tout cela n’aboutissant à des chiffres solides.
Astuce de pro :
Simplifiez les invitations et les enregistrements aux événements pour un comptage précis des participants et pour faciliter la création de rapports.
Le héros de votre trousse à outils : Un outil d’invitation et d’enregistrement pour les événements, comme Encore RSVP. Cet outil vous permet d’obtenir un comptage précis et de gérer les invitations, la gestion et l’enregistrement des participants sur place.
Utilisez Encore RSVP pour:
- Offrir une expérience simplifiée et personnalisée
- Fournir des instructions claires aux participants
- Réduire le temps d’attente pour l’enregistrement sur place
L’automatisation de ces processus permet de réduire les tâches que vous auriez dû effectuer manuellement, de minimiser les erreurs et de gagner un temps précieux, tant pour vous que pour vos participants, ce qui se traduit par des taux de participation plus élevés et un bouche-à-oreille positif – des éléments qui contribuent tous à améliorer le succès et le retour sur investissement de votre événement.
Stratégie gagnante #2: Tirer parti de l'analyse des données
Défi du planificateur :
Un point important dans chaque évaluation post-événement ? Le résultat final. Les parties prenantes s’attendent à ce que les planificateurs communiquent :
- Le montant total des revenus générés par rapport au budget total
- La répartition des dépenses
- L’investissement ayant eu le plus grand impact sur les participants
Vous connaissez peut-être le montant total des dépenses, mais pour répondre en toute confiance à d’autres questions financières, vous aurez besoin d’informations fiables et faciles à comprendre pour étayer vos réponses.
Astuce de pro :
Exploitez les données recueillies pour émettre des rapports et des recommandations post-événement fondés sur des faits.
Le héros de votre trousse à outils : Une application événementielle, telle que Chime Live℠, collecte des données exploitables sur le comportement des participants, l’engagement lors des sessions et la performance de l’événement.
Vous pouvez consulter son tableau de bord analytique en direct à tout moment pendant ou après l’événement pour obtenir une vue claire du nombre de participants connectés à la plateforme, de la participation aux sessions, des interactions avec le contenu et des commentaires de l’auditoire.
Au moment du grand bilan post-événement, vous disposerez des informations nécessaires pour montrer quelles sessions ou activités ont eu le plus d’écho auprès des participants. Cela vous permet de conseiller sur la manière d’allouer les ressources plus efficacement vers les domaines à fort engagement afin que les futurs événements de votre organisation soient préparés pour une participation optimale et un retour sur investissement maximisé.
Stratégie gagnante # 3: Augmenter la visibilité des commanditaires
Défi du planificateur : La démonstration d’un retour sur investissement clair pour les commanditaires est cruciale à la fois pour le retour sur investissement et pour le maintien des contributions bénéfiques des commanditaires à l’avenir.
Les commanditaires apportent aux événements un financement essentiel, des ressources plus substantielles, une portée élargie ainsi qu’une crédibilité accrue, ce qui profite à la fois aux organisateurs et aux planificateurs. Mais comment répondre aux attentes des commanditaires et impliquer leurs auditoires afin d’augmenter leurs ventes tout en équilibrant l’intégrité de l’événement et l’expérience des participants ?
Astuce de pro :
En tirant parti d’affichages numériques dynamiques, les commanditaires bénéficient d’une meilleure visibilité sans pour autant faire de l’ombre à votre programmation. Quant aux participants, ces derniers bénéficient d’une expérience plus attrayante lors de l’événement.
Le héros de votre trousse à outils : Présentez les marques des commanditaires de manière créative tout en captant l’attention des participants grâce à la signalisation numérique.
Au-delà d’un contenu attrayant, l’affichage interactif Encore fournit des mesures d’engagement, ce qui vous permet de rendre compte de l’efficacité de l’affichage publicitaire.
Pourquoi devriez-vous intégrer la technologie dans vos promotions de commanditaires ? Les événements faisant appel à la technologie pour les activités de commandite ont connu une augmentation de 20% de la satisfaction de leurs commanditaires. Et des commanditaires satisfaits sont plus susceptibles d’investir dans des événements futurs.
Stratégies gagnantes pour améliorer le 'retour sur expérience' de vos événements
Stratégie gagnante #1: Augmenter les possibilités d'interaction
Défi du planificateur : L’engagement des participants est l’un des principaux objectifs des organisateurs d’événements, car il influence la satisfaction des participants et le succès global de l’événement.
Avec la diminution de la durée d’attention de nos jours et des attentes post-pandémiques plus élevées pour les événements en présentiel, les planificateurs sont confrontés au défi d’ajouter de l’excitation et de l’interaction à leurs sessions afin de maintenir l’intérêt et l’implication des participants.
Astuce de pro :
Encouragez la participation avec des sondages en direct et des questions-réponses pour améliorer la satisfaction des participants et les résultats de l'événement.
Le héros de votre trousse à outils : Intégrez l’utilisation d’une plateforme événementielle, comme nos solutions de vote interactif ou Chime Live℠, afin de faciliter la participation de l’auditoire, d’encourager l’interaction et de favoriser des discussions animées entre les participants. Il suffit d’appuyer sur un bouton pour réaliser le tout :
Questions-réponses/sondages en direct : Organisez des activités brise-glace amusantes pour réchauffer les participants, ouvrez le dialogue avec des questions-réponses et des sondages en temps réel, et permettez aux participants de réagir à des sujets avec des emojis.
Personnalisation de contenu : Les participants peuvent suggérer les sujets qu’ils souhaitent aborder à l’aide de l’outil thématique. Ils peuvent voter pour les sujets qu’ils jugent les plus pertinents. Vous avez des ressources supplémentaires à proposer ? Proposez facilement du contenu ciblé à différents segments de l’auditoire depuis l’application. Cette personnalisation leur fait savoir que leur opinion compte et que vous comprenez leurs besoins, tout en favorisant un sentiment d’appartenance.
- Clavardage en direct : Activez le clavardage en direct pour que les participants puissent communiquer entre eux et avec les conférenciers. De plus, connectez-vous facilement aux plateformes de médias sociaux pour le partage et l’interaction.
Ces fonctionnalités permettent aux participants de rester activement impliqués dans votre programmation et stimulent leur engagement – ce qui sous-tend le succès de votre événement et des résultats élevés en termes de retour sur expérience.
Stratégie gagnante #2 : Faire appel aux sens pour améliorer l'apprentissage
Défi du planificateur :
Un aspect clé du retour sur expérience est l’impact éducatif. Celui-ci peut être évalué par la rétention d’informations ou le nombre de crédits de formation continue (CEU) offerts/enregistrés. En vue d’améliorer ces résultats, vous devez veiller à ce que vos sessions éducatives soient judicieusement préparées.
Si votre approche du partage des connaissances ne captive pas les participants, vous risquez de voir leurs yeux se voiler au moment même où vous espérez les intriguer avec de nouvelles connaissances.
Astuce de pro :
Pourquoi des expériences immersives ?
- Une étude a révélé que l’apprentissage immersif peut augmenter les taux de rétention de jusqu’à 75%.
- 85% des planificateurs estiment que les expériences immersives favorisent l’engagement des participants, selon une étude Encore.
Le héros de votre trousse à outils : Incorporez des éléments qui éveillent les sens et immergent les participants dans votre récit. Votre mission ? Transformer l’expérience en quelque chose de vraiment mémorable.
Besoin d’idées pour vous inspirer ? Entraînez votre auditoire dans le discours de vos conférenciers. Transportez les participants sur des îles exotiques, des planètes lointaines ou des espaces émotionnels fascinants grâce à des murs vidéo LED enveloppants.
Une autre tactique ? Augmenter l’énergie ou créer une ambiance relaxante en créant un bain sonore avec des haut-parleurs suspendus qui diffusent la musique par vagues d’un côté à l’autre de la salle.
Vous souhaitez en savoir plus sur les expériences immersives ? Découvrez comment stimuler l’apprentissage et l’engagement grâce à des expériences multisensorielles.
Stratégie gagnante #3 : Utiliser le réseautage de type 'jumelage'
Défi du planificateur :
L’un des aspects les plus précieux des expériences en présentiel pour les participants est la création de liens lors des événements. Votre programmation doit trouver un équilibre entre les interactions structurées et les connexions organiques, afin de garantir que les participants retirent le maximum de valeur de vos sessions. Le succès passe par une conception minutieuse et une animation dynamique afin de favoriser des interactions significatives.
Astuce de pro :
Le héros de votre trousse à outils : Chime Live℠ peut faciliter les possibilités de réseautage, favoriser la création de liens et promouvoir la collaboration entre les participants.
Les fonctions de réseautage personnalisées de Chime Live aident les participants à découvrir d’autres participants avec lesquels ils souhaitent entrer en contact, en fonction de leur secteur d’activité, de leurs centres d’intérêt, de leur fonction, etc.
Ce ‘retour sur expérience’ plus personnalisé pendant les sessions de réseautage améliore l’expérience des participants, ce qui se traduit par des collaborations fructueuses et une plus grande satisfaction, stimulant ainsi le retour sur expérience (ROE) et le retour sur investissement (ROI) du réseautage.
Le pouvoir du partenariat
En mettant en œuvre ces stratégies proactives, les organisateurs peuvent libérer tout le potentiel de leurs événements, en assurant à la fois le succès financier et des expériences exceptionnelles pour les participants.
Le choix d’un partenaire de production événementielle à service complet, comme Encore, peut constituer une part inestimable de ce parcours. Faites appel à des experts pour vous aider à définir votre stratégie événementielle et à fournir des services créatifs, de production et des solutions technologiques de bout en bout répondant à vos objectifs de retour sur investissement et de retour sur expérience.
Nous serions ravis de collaborer à l’organisation d’un événement qui aura une résonance à la fois sur votre auditoire et sur vos résultats. Cliquez ici pour prendre rendez-vous pour une consultation gratuite !
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